Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – Umsetzung mit smarten Apps

Nach einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts gilt für Arbeitgeber in Deutschland eine Pflicht, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Wir erklären Ihnen, welche Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung es gibt und wie Apps Ihnen dabei helfen können.

Bundesarbeitsgericht beschließt Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Am 13. September 2022 beschloss das Bundesarbeitsgericht (BAG), dass Arbeitgeber in Deutschland zur systematischen Erfassung der gesamten Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter verpflichtet sind. Laut BAG-Präsidentin Inken Gallner sei die Arbeitszeiterfassung zum Schutz vor Fremd- und Selbstausbeutung.

Das BAG beruft sich auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH), das bereits im Mai 2019 gefällt wurde. Mit dem sogenannten „Stechuhr-Urteil“ hat der EuGH entschieden, dass Unternehmen dazu verpflichtet sind, die gesamte täglich gearbeitete Zeit inklusive Anfang, Ende und Pausen anhand von verlässlichen und zugänglichen Systemen aufzuzeichnen. In dem EuGH-Urteil wurde auch festgelegt, dass die EU-Staaten ihre Arbeitsgesetze entsprechend anpassen müssen. Allerdings wurden dabei keine klaren Fristen genannt. In Deutschland ist nach dem EuGH-Urteil erst einmal nichts passiert. Nun hat das Bundesarbeitsgericht das Thema Arbeitszeiterfassung wieder aufgerollt.

Welche Regeln galten bislang in Deutschland?

Laut BAG gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber ab sofort. Die Bundesregierung hat das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) hingegen noch nicht geändert. Dieses gilt für Arbeitsverhältnisse in Deutschland und regelt unter anderem Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten, Pausen und Nachtarbeit.

Arbeitsminister Hubertus Heil hat einen Gesetzentwurf für das erste Quartal 2023 angekündigt. Es soll nicht nur festgelegt werden, auf welche Art die Arbeitszeiten in Zukunft erfasst werden müssen. Sondern die Ampel-Koalition strebt eine grundsätzliche Erneuerung des Arbeitszeitgesetzes an.

Bislang wurden nach dem Arbeitszeitgesetz in Deutschland lediglich Überstunden sowie die Arbeit an Sonn- und Feiertagen erfasst, nicht die komplette Arbeitszeit. Außerdem gab es für bestimmte Branchen wie das Baugewerbe oder die Gastronomie eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, um Schwarzarbeit zu vermeiden. Auch geringfügig Beschäftigte nach dem Mindestlohngesetz mussten ihre Arbeitszeit dokumentieren. Der Trend ging aber eher hin zur Vertrauensarbeitszeit, in der Arbeitnehmer selbstständig über ihre Arbeitszeit verfügen. Arbeitnehmer und Arbeitgeber vertrauen sich dabei gegenseitig dahingehend, dass der Arbeitnehmer sich an die vertraglichen und gesetzlichen Regelungen zur Arbeitszeit hält. Gerade mobiles Arbeiten und Homeoffice waren für Arbeitnehmer in Deutschland mit wenig Kontrolle und Papierkram verbunden.

Welche Folgen hat das Urteil des BAG für Arbeitnehmer?

Mit den häufig praktizierten Vertrauensarbeitszeitmodellen könnte nach der Entscheidung des BAG bald Schluss sein. Denn streng genommen widerspricht die Regelung zur Arbeitszeiterfassung dem Kerngedanken der Vertrauensarbeitszeit.

Für deutsche Arbeitnehmer ergeben sich aufgrund des Urteils voraussichtlich vor allem Auswirkungen auf Überstunden. Mit der Erfassung der Arbeitszeit werden wohl weniger Überstunden geleistet oder mehr davon vom Arbeitgeber bezahlt. Zusätzlich wird verhindert, dass Arbeitnehmer mehr arbeiten, als gesetzlich erlaubt ist. Auch für eine Einhaltung der Ruhepausen wird gesorgt.

Welche Auswirkungen ergeben sich für Arbeitgeber?

Das Urteil des BAG gilt als Grundsatzurteil. Demnach müssen deutsche Arbeitgeber ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen und die Einhaltung kontrollieren. Allerdings bleibt bis zum angekündigten Gesetzentwurf in 2023 noch offen, wie genau die Umsetzung auszusehen hat. Klare gesetzliche Vorgaben hinsichtlich des einzuführenden Systems müssen dann erst noch von der deutschen Bundesregierung definiert werden. Laut dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs müssen die Systeme zur Zeiterfassung aber

• objektiv
• verlässlich
• zugänglich

sein. Daraus lässt sich bereits ableiten, dass Überstunden abgebildet und Anfang und Ende der Arbeitszeiten sowie Pausen zuverlässig aufgezeichnet werden sollten. Ebenfalls unklar ist noch, ob Arbeitgeber die Dokumentation der geleisteten Arbeit weiterhin an Mitarbeiter delegieren dürfen.

Bereits jetzt steht fest, dass Arbeitgeber die Datenschutzregeln der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten müssen, da bei jeder Arbeitszeiterfassung personenbezogene Daten der Mitarbeiter erhoben werden.

Welche Möglichkeiten zur Zeiterfassung gibt es?

Theoretisch reichen derzeit händisch geführte Stundenzettel zur Arbeitszeiterfassung aus.  Allerdings verliert man bei einer Zettelwirtschaft schnell den Überblick. Viele Unternehmen arbeiten auch mit einer Stechuhr, über die sich Mitarbeiter bei Dienstbeginn anmelden und später wieder abmelden.

Arbeitszeiterfassung mit Excel

Eine ebenfalls weit verbreitetes Tool zur Arbeitszeiterfassung ist Excel. Die Dokumentation anhand von Tabellenkalkulationen geht vermeintlich schnell. Die geleistete Arbeit sowie Pausen und Urlaubzeiten können exakt protokolliert und automatisch berechnet werden. Außerdem handelt es sich bei Excel um ein kostenloses und enorm flexibles sowie umfangreiches Tool für Zahlenberechnungen.

Gleichzeitig bringt Excel auch zahlreiche Nachteile mit sich:

• Komplexität
• Erfordert jahrelange Excel-Erfahrung
• Zeiterfassung ist zeitaufwendig
• Ineffizienz
• Fehleranfälligkeit
• Wenig Transparenz
• Einfach zu manipulieren
• Gefahr verschiedener Versionen
• Mangelnde Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung
• Eignet sich nicht zur Bearbeitung über Smartphones und Tablets

Arbeitszeiterfassung per App

Ein digitales System hingegen ist effizienter, deutlich weniger fehleranfällig und manipulierbar.

Trotzdem müssen Sie Ihre Excel-Tabellen nicht direkt in den Papierkorb schieben. Mit Open as App können Sie Ihre Tabellenkalkulationen mit allen vorhandenen Daten mit wenigen Klicks in eine smarte App umwandeln. Dazu sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich.

Laden Sie einfach Ihr Spreadsheet auf unserer benutzerfreundlichen No-Code-Plattform hoch. Unsere Software erkennt die Logik und Formeln und überträgt sie in die App. Anschließend können Sie noch die Funktionen und das Design anpassen – und fertig ist Ihre individuelle App zur digitalen Arbeitszeiterfassung.

Wir machen es Ihnen gerne auch noch einfacher: Bei Open as App finden Sie eine bereits vorgefertigte Zeiterfassungs-App, die Sie nutzen können. Um die geleisteten Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren, benötigt unsere Beispiel-App nur ein paar einfache Anpassungen. Diese sind in wenigen Klicks erledigt.

Die Vorteile der Zeiterfassung per App:

• Die App unterteilt Ihre Arbeit in Kategorien. So können Sie überprüfen, mit welchen Tätigkeiten Sie Ihre Zeit verbringen (z.B. Besprechungen, Reisen, Anrufe, etc.).
• Die aufgewendete Zeit wird nutzerfreundlich visualisiert.
• Ihre Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit ganz einfach über verschiedene Geräte erfassen (z.B. Smartphone, Tablet, Laptop, etc.).
• Alle User nutzen die gleiche Datenquelle. Dadurch können menschliche Fehler vermieden werden.
• Hohe Datensicherheit: Ihre Eingaben sind nur für Sie sichtbar und werden von Open as App nicht gespeichert.
• Es spielt keine Rolle, ob Ihr Gerät gerade Internetempfang hat oder nicht. Die App kann sowohl online als auch offline verwendet werden.
• Daten stehen ohne Zeitverzug zentral zur Auswertung zur Verfügung.

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