So machen Sie aus einer Excel-Tabelle eine App

Komplexe Excel Tabellen bestimmen Ihren Arbeitsalltag? So wandeln Sie sie ganz einfach in benutzerfreundliche Apps um!

Microsoft Excel ist und bleibt die wichtigste Software für Millionen von Unternehmen auf der ganzen Welt. Sie wird besonders für ihre Vielseitigkeit, ihre Flexibilität genauso aber auch für ihre umfassenden Möglichkeiten der Datenbearbeitung und -analyse geschätzt. Einige Schwierigkeiten und Probleme bei der Verwendung von Excel lassen sich jetzt vermeiden – dank einer neuen Plattform, die Excel-Tabellen in Minutenschnelle in Apps umwandelt.

Egal ob Sie mit Excel Daten sammeln, Projekte planen und Risiken analysieren, Angebote und Berichte erstellen, Finanzprognosen berechnen oder anderen wichtigen Aufgaben wie Produktionsplanung und Auftragsverwaltung damit durchführen –  auf Excel ist immer Verlass.

Doch will man Excel gemeinsam im Team nutzen oder die Daten effizient schützen, kann es heikel werden. Auf einmal stürzt eine wichtige Excel-Datei ständig ab, Daten sind plötzlich beschädigt und niemand weiß, ob er oder sie gerade an der aktuellsten Version arbeitet oder nicht. Das ist für unkontrollierte Excel-Dateien typisch, die als Wildwuchs im täglichen Business entstehen, es kommt jedoch auch häufig bei „offiziellen“ Dateien vor, also Excellösungen, die von einem Experten im Unternehmen betreut werden.

Häufig sind Fehler bei der Verwaltung, der Verteilung und dem Schutz von Daten der Kern des Problems. Die Excel-Lösung in eine App umzuwandeln, kann diese Probleme aus der Welt schaffen – egal ob diese App nativ programmiert oder Web-basiert ist. Damit vermeidet man nicht nur, die Fehler beim Umgang mit den Daten, sondern erhöht auch gleichzeitig die Benutzerfreundlichkeit.

Hier finden Sie einige Gründe, warum es sich für Sie lohnen kann, Ihre Excel-Tabelle in eine App umzuwandeln, und eine kurze Anleitung zur App-Erstellung ohne Programmierung.

1. Warum man eine Excel-Tabelle am besten in eine App umwandelt

Der Nutzen von Tabellenkalkulation steht außer Frage. Aber sie können sich nur wegen ein oder zwei einfachen Fehlern schnell in eine “Excel-Hölle” verwandeln. Ein bekanntes Beispiel ist JP Morgan: Das Unternehmen verlor während des sogenannten “London Whale”-Vorfalls etwa 6,5 Milliarden US-Dollar, nur weil mehrere Gleichungen in Excel fehlerhaft waren und Zellen einfach immer wieder kopiert wurden.

Doch wann und warum versagen Tabellenkalkulationen und wie kann man sie in eine App umwandeln, um Schwierigkeiten zu vermeiden?

Die Versionskontrolle für Tabellenkalkulationen ist schwierig

Da ständig Tabellenkalkulationen im Umlauf sind, besteht die Möglichkeit, dass die neueste Version früher oder später verloren geht. Genauso können Aktualisierungen durch verschiedene Personen die Kerndaten beschädigen und die Datei unbrauchbar machen.

Hier kann eine App helfen: Wenn Sie Ihre Daten in einer App verteilen, können Sie den Zugriff der Benutzer auf die „Originalversion“ Ihrer Tabelle einschränken und nur Administratoren erlauben, darauf zuzugreifen. Bei diesem Setup greifen Benutzer nur auf bestimmte Daten und Felder zu, während alles andere verborgen bleibt. Auf diese Weise können sie mit den benötigen Daten arbeiten, ohne aus Versehen die eigentliche Tabellenkalkulation zu beschädigen.

Excel ist keine Datenbank und lässt sich schwierig skalieren

Excel ist genau richtig zum Speichern und Bearbeiten von Daten. Es bietet aber nicht die Funktionen einer Datenbank oder vielmehr eines Datenverwaltungssystems. Excel unterstützt weder komplexe Datentypen noch Beziehungen zwischen Dateien und Datensätzen oder zwischen verschiedenen Datensätzen. Dies schränkt die Möglichkeiten in Excel ein.

Darüber hinaus erlauben Tabellenkalkulationen keine gleichzeitigen Eingaben von mehreren Benutzern, die auf einem Desktop und nicht online arbeiten. Ihre Tabelle wird dann schnell zu einem Hemmschuh, gerade wenn man mehr Skalierung und mehr Effizienz erreichen will. Hinzu kommt, dass mit zunehmendem Datenumfang die Verarbeitung langsamer und umständlicher wird.

Wenn Sie aus Ihrer Tabelle eine App erstellen, können die Benutzer flexibel und einfach auf Ihre Daten zugreifen oder selbst Daten erfassen. Das ist für eine Vielzahl von Quellen möglich, nicht nur für Excel. Darüber hinaus gewähren Sie mehreren Benutzern gleichzeitig Zugriff auf Ihr Know-how, ohne dass diese Ihre Arbeit überschreiben oder Sie Ihre Daten freilegen müssen.

Apps bieten mehr Sicherheit

Auch wenn in Excel eine bestimmte Sicherheitsstufe, z. B. ein Kennwortschutz, verfügbar ist, lässt sich dies relativ leicht umgehen. Wollen Sie Ihre Daten sicher aufbewahren, ist es keine gute Idee, sie in einer allgemein zugänglichen Datei aufzubewahren und zu verteilen.

Indem Sie Ihre Excel-Tabelle in eine App umwandeln, vermeiden Sie effektiv den Benutzerzugriff auf die Quelldatei, verschlüsseln die Daten und hosten diese sicher in einer Umgebung, in der nur Benutzer auf Administratorenebene darauf zugreifen können. Dies garantiert die Sicherheit und Integrität der Daten. Darüber hinaus können Sie gezielt festlegen, wer Ihre Daten sehen darf, und so den Zugriff Unbefugter vollständig einschränken. Sie können Ihrer App sogar ein Ablaufdatum zuweisen, nach dem diese für die Benutzer nicht mehr verfügbar ist.

Wer noch mehr Sicherheit benötigt, kann die eigene App zunächst mit Dummy-Daten erstellen und erst später bequem mit den Originaldaten befüllen.

Man braucht keine Programmierkenntnisse

Anders als bei einer individuell entwickelten Softwarelösung, die von Grund auf programmiert wird, benötigen Sie keinerlei Programmierkenntnisse, um Ihre Excel-Tabelle in eine App umzuwandeln.

Welche der unzähligen Funktionen von Excel Sie verwenden, spielt dabei keine Rolle. Die Apps sind in der Regel auf iOS- und Android-Geräten als native, interaktive Apps und als Web-App im Browser für alle anderen Plattformen verfügbar.

Das Umwandeln Ihrer Tabelle in eine App ist bei Weitem nicht so kostspielig wie eine individuell programmierte Lösung. Nehmen wir an, Sie möchten eine App entwickeln, mit der Benutzer verschiedene Arten von Berechnungen durchführen können. Egal ob es sich um eine Web-App (auf Basis von HTML) oder eine native App (auf Basis einer Programmiersprache) handelt, kann das sehr zeitaufwendig und teuer in der Programmierung sein.

In Excel lassen sich diese Berechnungen im Handumdrehen erstellen. Wenn man diese lediglich in eine App umwandelt, spart man Zeit und Kosten. So lassen sich Ihre Daten mobilisieren, ohne dass bereits vorhandene Systeme oder die online gespeicherten Dateien verändert werden müssen.

Apps sind einfach zu bedienen und überall verfügbar

Eine übersichtliche App lässt sich immer einfacher anwenden als eine komplexe Excel-Tabelle. Auf eine App kann man in der Regel jederzeit und mit jedem Gerät zugreifen; sie ist auch wesentlich benutzerfreundlicher und einfacher zu verstehen. Die Arbeit mit einer Excel-Tabelle auf dem Handy kann dagegen sehr mühsam sein.

Ein weiterer Vorteil von Apps ist, dass Sie damit automatisch Updates für Ihre gesamte Nutzerbasis bereitstellen können – anstatt eine neue Version der Excel-Datei zu verschicken. Dank integrierter E-Mail- und Push-Benachrichtigungen werden Benutzer direkt über Änderungen und Aktualisierungen informiert und Sie kommunizieren optimal im Sinne Ihres Unternehmens.

Mit Apps kann man Geld verdienen

Und natürlich können Sie nicht nur die perfekten Apps für Ihre Kunden erstellen, sondern diese Apps auch ganz einfach verkaufen. Bei Plattformen für die App-Erstellung behalten Sie das Eigentum an Ihrer App und können sie jederzeit verteilen. Ihre Apps werden zwar bei dem von Ihnen ausgewählten App-Ersteller gehostet, der Service-Anbieter hat aber ohne ausdrückliche Genehmigung keinen Zugriff auf eine Ihrer Apps.

Sind Sie jetzt neugierig geworden, welche Arten von Apps Sie aus Ihren Excel-Daten erstellen können? Im nächsten Abschnitt finden Sie einen Überblick über verschiedene Anwendungsmöglichkeiten.

2. Was für Apps kann man aus Excel und Co. erstellen?

Die Möglichkeiten für das Erstellen einer App aus Excel sind eigentlich nur durch die eigene Vorstellungskraft und den Funktionsumfang von Excel begrenzt – und der ist ja bekanntlich sehr umfangreich. Die Bandbreite an Apps reicht von datenintensiven Branchen, wie Finanzen, Versicherungen, Gesundheitswesen und Immobilien, bis hin zu einfachen privaten Adressbuch- oder Haushaltsbuch-Apps.

Mögliche Anwendungen für Entwicklungsplattformen von nativen und Web-Apps-sind:

• Web-Rechner für Finanzen, Hypotheken, Versicherungen, Zinsen, persönliche Finanzen und mehr
• Geschäftsapps mit Checklisten, Kalkulatoren, Handbüchern, Adressbuch oder einfachem CRM
• Apps für Arztpraxen, die bessere Patienten-Services, Abläufe, Verwaltung und mehr ermöglichen
• Persönliche Gesundheits- und Fitness-Apps für Ernährung, Nährwerte und Kalorienaufnahme sowie Schwangerschaftsrechner
• Business Case-Apps auf hohem Niveau mit Prognosen, Gewinn- und Verlustrechnung, Budgetauswirkungsmodellen und Wirtschaftlichkeit
• Dashboards für Vertrieb und Marketing, z. B. ROI für B2B-Vertrieb oder Werbekampagnen
• Dashboards für Produktion und Logistik sowie Bestandslisten
• Anwesenheits-, Issue- und Fehler-Tracker
• …und viele mehr

Dies sind nur einige Anwendungen, die App-Entwicklungs-Plattformen ermöglichen können. Zeit, sich die Plattformen und Tools genauer anzusehen? Wir zeigen Ihnen am Beispiel von Open as App, wie man eine Tabelle in eine App umwandeln kann.

3. So bereiten Sie Ihre Excel-Daten vor, bevor Sie sie in eine App umwandeln

Bevor Sie Ihre Tabellenkalkulation an die Open as App-Plattform senden oder verlinken, müssen Sie sicherstellen, dass sie korrekt formatiert ist. Dies erleichtert die Umwandlung in eine App und beseitigt mögliche Fehlerquellen. Ein paar einfache Regeln helfen bei der Vorbereitung:

Grundsätzlich gilt:

1. Ihre Listen sollten in der ersten Zeile in jeder Spalte Überschriften haben. Damit stellen Sie sicher, dass eine Liste vom App-Wizard als solche erkannt wird und die richtigen Werte zugewiesen werden.
2. Ihre Daten müssen klar strukturiert sein. Alle optischen Hervorhebungen, durchgestrichenen Texte oder Zahlen, Kommentare oder andere Elemente kann der Computer bei der automatischen Verarbeitung Ihrer Tabelle nicht berücksichtigen.
3. Zellen außerhalb eines Listenbereichs werden vom App-Wizard zunächst nicht berücksichtigt. Auch können verbundene Zellen nicht eindeutig analysiert werden. Eine Zelle sollte immer nur einen Wert enthalten und sich innerhalb des Bereichs der Liste befinden, zu der sie gehört.
4. Formatieren Sie Ihre Zellen passenden zu den Werten, die angezeigt werden. Open as App kann dann alle Formatierungen, die Sie Ihren Zellen zugewiesen haben, berücksichtigen, und sie automatisch mit der entsprechenden Funktion zu Ihrer App hinzufügen. Beispiele für Werte sind Datum, Währung, Telefonnummer, Dropdown-Menü usw.
5. Vermeiden Sie Pivot-Tabellen (bei Verwendung von Google Sheets) und Makros. Makros können nicht eingefügt werden, da diese die Verwendung von Apps unter iOS unmöglich machen.

Regeln für komplexere Excel-Tabellen:

6. Verwenden Sie explizite Zellreferenzen anstelle von strukturierten Referenzen. Verwenden Sie dafür keine Tabellen- oder Spaltennamen, sondern verweisen Sie einfach auf Zellennummern.
7. Auf Verweise aus externen Dateien kann nicht zugegriffen werden: Alle Verweise, die Sie in Ihrer Excel-Datei machen, müssen Teil dieser Datei sein, auch wenn sie sich nicht auf demselben Blatt befinden.
8. Stellen Sie sicher, dass Sie unterstützte Formeln verwenden: Über 90% der gängigen Formeln werden von Open as App unterstützt. Wenn Sie jedoch einen Fehler in Ihrer App finden, prüfen Sie, ob die von Ihnen verwendeten Formeln tatsächlich unterstützt werden. Array-Formeln und bestimmte Formeln, die nur für Google Sheets spezifisch sind, werden derzeit von der Plattform nicht unterstützt.
9. Geben Sie immer alle Argumente in einer Formel an: Optionale Argumente mit einem von Excel vorgegebenen Standardwert können nicht ausgewertet werden.

Wenn Sie diese Regeln beachten, können Sie innerhalb von Minuten Ihre eigene App erstellen.

4. So gestalten Sie Ihre App

Nachdem Sie Ihre Tabelle vorbereitet und auf die Open as App-Plattform hochgeladen bzw. dort verlinkt haben, erhalten Sie einen automatisch erstellten Vorschlag für Ihre App. Sie können dann eine Designvorlage auswählen, die Ihnen gefällt. Mit dem App-Designer lässt sich Ihre App zusätzlich manuell gestalten.

Mit dem App Designer können Sie jedes Element in Ihrer App individuell konfigurieren, sodass es Ihrer Marke entspricht. Außerdem können Sie die Funktionsweise einzelner Daten/Zellen genauer konfigurieren und zusätzliche Funktionen hinzufügen.

Im App Designer stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung.

• Vorschau – Mit dieser Option können Sie eine Vorschau der App anzeigen. Sie können jedoch auch einzelne Elemente wie den App-Header und den Namen bearbeiten.
• Elemente neu anordnen – Mit dieser Option können Sie die Elemente in Ihrer App neu anordnen, sie nach Belieben gruppieren und sogar neue Seiten hinzufügen, um sie mit zusätzlichen Elementen zu füllen.
• Zellen, Diagramme oder Liste hinzufügen – Mit diesen Optionen können Sie neue Arten von Inhalten hinzufügen, z. B. Zellen mit neuen Daten, Diagramme, um Ihre App interaktiver und ansprechender zu gestalten, oder Listen – wenn Sie Unterlisten zu Ihren Berechnungen hinzufügen möchten.
• Theme ändern – Mit dieser Funktion können Sie das gesamte Design-Thema Ihrer App mithilfe eines vordefinierten Layouts ändern, das von Open as App bereitgestellt wird.
• Hinzufügen von Druckfunktionen – in Ihrer App können Sie eine PDF-Datei generieren und per E-Mail versenden.

Mit dem App Designer können Sie Ihre App sowohl optisch als auch funktional an Ihr gewünschtes Ergebnis anpassen. Sie können genau festlegen, ob und in welchem Ausmaß Benutzer verschiedene Inhalten nutzen oder bearbeiten können und Sie können die Darstellung der Daten mithilfe verschiedener visueller Elemente, wie Diagrammen und Grafiken, verbessern. All dies nimmt relativ wenig Zeit in Anspruch. Und am Ende bestimmen Sie selbst, wie tief die Funktionalität Ihrer App sein wird.

Sie haben Ihre App erstellt und veröffentlicht – und jetzt? Aufgrund der Funktionsweise von Open as App besteht eine wechselseitige Verbindung zwischen Tabellenkalkulation und App. Das bedeutet, dass sowohl die Tabellenkalkulation als auch die App sich immer wieder gegenseitig aktualisieren. Der Zugriff auf Ihre App und deren Funktionen ist dabei für alle Benutzer sehr einfach, während gleichzeitig Ihre Daten geschützt sind – und zwar genau in dem Umfang, den Sie benötigen.

Jetzt können Sie selbst eine Excel-Tabelle in eine App umwandeln!

Testen Sie die App-Erstellung ohne Programmierung! Öffnen Sie einfach den App Creator von Open as App, schauen Sie dort ein kurzes Tutorial-Video (2 Minuten) an und erstellen Sie Ihre erste App!