Wie Sie Ihre Workflow Analyse mit einer smarten App optimieren können 

Für funktionierende Workflows brauchen Sie eine ausführliche Workflow Analyse. In diesem Blogpost erfahren Sie, wie Sie Ihre Workflow Analyse mit einer smarten App optimieren können.

Was ist ein Workflow? 

Der Workflow oder Arbeitsablauf ist eine standardisierte Abfolge von Arbeitsschritten in einem Unternehmen. Der Workflow ist ein grundlegendes Element, um festgelegte Leistungsziele zu erreichen und dient in erster Linie der Automatisierung von Geschäftsprozessen. 

Für einen Workflows werden Startpunkt, Ablauf und Endpunkt fest definiert. Außerdem dient er dazu, festzulegen, wer für welche Aufgabenbereiche zuständig ist und wie Übergaberichtlinien aussehen.  

Die wichtigsten Ziele eines funktionierenden Workflows sind: 

• Vermeidung von Wartezeiten 
• Verhinderung von Überlastung 
• Kostenreduzierung 
• Optimierung der Produktion 
• Produktivitätssteigerung
• Zeitersparnis 
• Konstante Ergebnisse 
• Verbessertes Onboarding neuer Mitarbeiter 

Der Unterschied zwischen einem Workflow und einem klassischen Geschäftsprozess 

Ein Workflow steht im engen Zusammenhang mit einem Geschäftsprozess. Die Begriffe sind jedoch nicht gänzlich synonym. 

Ähnlich wie der Workflow setzt sich der Geschäftsprozess aus zahlreichen kleinen Arbeitsschritten zusammen. Diese müssen erfolgen, um ein definiertes Ziel innerhalb eines Unternehmens zu erreichen. Die genaue Umsetzung kann jedoch variieren. Im Rahmen eines Geschäftsprozesses werden also die Abfolge von Arbeitsschritten sowie betriebswirtschaftliche Aspekte festgelegt. Wie genau und von wem diese umgesetzt werden, wird nicht beschrieben. 

Bei einem Workflow erfolgt eine deutlich detailliertere technische Beschreibung der Arbeitsschritte. Er führt aus, wann, wie und wer mit welchen Hilfsmitteln einen Geschäftsprozess umsetzt. Es handelt sich demnach um eine genaue und ausführliche Arbeitsanweisung, die einen Mitarbeiter bei der Umsetzung unterstützt oder diese sogar gänzlich automatisiert. Ein Workflow hat eine enorme Bedeutung für die konkrete Koordination verschiedener Geschäftsprozesse. 

Was ist Workflow Management? 

Um funktionierende Workflows gewährleisten zu können, braucht jedes Unternehmen ein Workflow Management. Es geht darum, Aufgaben zu organisieren, zu koordinieren, zu dokumentieren, zu kontrollieren und zu optimieren. Das Ziel ist es, dass Ergebnisse so effektiv wie möglich erzielt werden. 

Folgenden Details werden dabei geplant und delegiert: 

• Geschäftsprozesse 
• Abwicklung der Geschäftsprozesse 
• Zeiteinteilung und Deadlines 
• Verantwortlichkeiten und Vertretungen 

Mit ein paar einfachen Tricks können Sie Ihr Workflow Management auf die nächste Stufe heben: 

1. Dokumentieren Sie alles: Um die Kontrolle über alle Arbeitsabläufe zu behalten, sollten diese im Detail dokumentiert werden. Natürlich dokumentieren Sie Zuständigkeiten und Fristen. Gehen Sie aber noch einen Schritt weiter und fügen Sie Informationen zu den Aufgaben hinzu wie bewährte oder nützliche Verfahren. Ein Workflow Management System kann ihnen bei der Dokumentation helfen und macht die Infos zudem für alle Teammitglieder zugänglich. 

2. Berücksichtigen Sie Abhängigkeiten: Achten Sie darauf, welche Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Teammitgliedern bestehen. Müssen bestimmte Aufgaben zum Beispiel in einer exakten Reihenfolge ausgeführt werden? Manche Schritte können erst angefangen werden, wenn andere beendet sind. Teilweise ist es auch nicht möglich, zwei Aufgaben parallel zu erledigen. Das kann negative Auswirkungen auf Zeitplanung und Ressourceneffizienz haben. 

3. Überprüfen Sie regemäßig Arbeitsabläufe und nehmen Sie Anpassungen vor: Wenn sich in einem Projekt die Arbeitsweise ändert (z.B. durch eine Veränderung des Teams oder den Einsatz eines neuen Tools), muss gegebenenfalls der ganze Ablauf angepasst werden. Führen Sie am besten regelmäßig einen Workflow-Audit durch, um zu evaluieren, ob alle Arbeitsabläufe den erforderlichen Aktualisierungen, Änderungen und Optimierungen entsprechen. 

4. Durchlaufen Sie Prozesse immer wieder:  Nur so werden Sie irgendwann reibungslose Arbeitsabläufe erhalten. 

Im Vergleich zum Workflow Management betrachtet Business Process Management die Geschäftsprozesse im größeren Zusammenhang. Im Fokus steht nicht nur die Optimierung  von Geschäftsprozessen, sondern auch die Einbindung in das Unternehmen mit seiner Kultur und seiner strategischen Ausrichtung als Ganzes. 

Was wird bei einer Workflow Analyse gemacht? 

Die Workflow Analyse ist eine Aufschlüsselung und Analyse von Arbeitsabläufen und ihrer Bestandteile. Die Analyse erfolgt auf zwei Ebenen: Betrachtet wird der Workflow und seine Effektivität als Ganzes sowie jede einzelne Aufgabe des Arbeitsablaufs.  

Ziel der Workflow Analyse ist es, die einzelnen Bestandteile der Arbeitsabläufe zu bewerten und nach Ineffizienzen, redundanten Aufgaben, Verbesserungs- sowie Automatisierungsmöglichkeiten zu suchen. Indem ein Verständnis dafür erlangt wird, wie die Arbeitsabläufe in der Praxis funktionieren, können Prozesse optimiert und eine optimale Effizienz sowie Produktivität am Arbeitsplatz erreicht werden. 

Nur wenn dieses Verständnis vorhanden ist, können entsprechende Schritte für betriebliche Verbesserungen eingeleitet werden. Häufig ist es allerdings der Fall, dass Unternehmen neue Automatisierungstools einführen, ohne zuvor eine detaillierte Analyse durchgeführt zu haben. In diesem Fall wissen die Beteiligten weder, welche Vorteile Sie sich von so einer Automatisierung versprechen, noch was Sie eigentlich erreichen wollen. 

Folgende Details werden im Rahmen einer Workflow Analyse bewertet: 

• Regeln, die Ihre Arbeitsabläufe bestimmen 
• Wie Mitarbeiter mit verschiedenen Tools interagieren 
• Einhaltung der Prozesse 
• Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erledigung von Aufgaben 
• Auftreten von Fehlern, Verzögerungen, Missverständnissen und Hindernissen
• Szenarien, die bei aktuellen Arbeitsabläufen nicht berücksichtigt werden 

Bei jedem dieser Punkte geht es letztlich darum, festzustellen, ob Ihre Arbeitsabläufe so schlank, beständig und effizient wie möglich sind. 

Die 4 Schritte einer Workflow Analyse 

1. Identifizierung des Status quo 

Im ersten Schritt verschaffen Sie sich einen Überblick über die aktuellen Arbeitsabläufe. Sammeln Sie dazu Unterlagen zu einzelnen Arbeitsschritten und gehen Sie in den Austausch mit Mitarbeitern. Es ist von großer Bedeutung, dass Sie Ihre Analyse auf tatsächliche Erfahrungen von Teammitgliedern stützen. Umfragen, Fokusgruppen oder informelle Gespräche sind gute Mittel, um die gewünschten Informationen zu erlangen. Idealerweise holen Sie Feedback von allen Mitarbeitergruppen und Kompetenzstufen ein, da die verschiedenen Personen unterschiedliche Erfahrungen machen können. 

2. Datenanalyse 

Sobald Sie alle Informationen gesammelt haben, können Sie mit der Datenanalyse beginnen. Analysieren Sie alle Kennzahlen, die für Ihre Arbeitsabläufe eine Rolle spielen: Bearbeitungszeiten, Arbeitsstunden, Personalkosten, Personalaufwand, Opportunitätskosten, indirekte Kosten. Das Wichtigste ist, dass Sie in der Lage sind, jeden dieser Punkte zu quantifizieren – sowohl für den Workflow als Ganzes als auch für die einzelnen Aufgaben, die er umfasst. 

Das Ziel der Analyse dieser Informationen ist es, mithilfe quantifizierbarer Kennzahlen genau die Punkte in Ihren Arbeitsabläufen zu ermitteln, bei denen Probleme auftreten und Verbesserungen umgesetzt werden können. Sie erkennen, wo Stärken, Schwächen und Ineffizienzen liegen und können die Bereiche ermitteln, die durch Prozessverbesserungen den größten Nutzen bieten. 

3. Erarbeitung von Strategien 

Im nächsten Schritt brainstormen Sie in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern, wie die Arbeit in den einzelnen Schritten besser ablaufen könnte. Entwickeln Sie verschiedene Konzepte, die später von der Geschäftsleitung oder einem Ausschuss bewertet werden können. 

4. Bestimmung und Umsetzung der optimalen Lösungen 

Die Vorschläge aus Schritt 3 werden schließlich evaluiert. Die Lösung, die alle Erfolgskriterien erfüllt, wird in der Praxis umgesetzt. Wurde zu diesem Zeitpunkt noch keine optimale Lösung gefunden, sollte das Brainstorming wiederaufgenommen werden.  

Um die neue Lösung zu implementieren, sollten Sie alle Beteiligten über jede Änderung informieren und ihnen mitteilen, ob es zu Ausfallzeiten kommen wird oder wie mit Elementen in einem geänderten Arbeitsablauf umgegangen werden soll. 

Welche Vorteile bringt eine Workflow Analyse? 

Wenn Sie Ihre Workflows regelmäßig analysieren und verbessern, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen: 

• Erhöhte Produktivität 
• Steigerung der Effizienz 
• Bessere Mitarbeiterzufriedenheit 
• Ein hohes Maß an Übersicht, Sicherheit und Verantwortlichkeit 
• Geringere Arbeitskosten
• Verbesserte Einhaltung von Vorschriften 
• Optimierte Infrastruktur im Arbeitsumfeld 

Optimierte Workflows ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, in kürzerer Zeit und mit weniger Ressourcen mehr und qualitativ hochwertigere Arbeit zu erledigen. 

Workflow Analyse mit einer smarten App 

Die Analyse der Workflows hat einen erheblichen Einfluss auf die Unternehmensentwicklung. Daher sollten Unternehmen der Workflow Analyse eine entsprechend hohe Bedeutung zuweisen. 

Da eine ausführliche Workflow Analyse einiges an Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen kann, macht es durchaus Sinn, ein unterstützendes Tool zu verwenden. Eine smarte App hilft Ihnen bei der Analyse und Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe. 

Nutzen Sie unsere No-Code-Plattform Open as App, um herauszufinden, wo Ihre Prozesse überarbeitet werden müssen und wie Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern können. 

Und so funktioniert’s: 

• Vorhandene Excel-Datei oder Google Sheet hochladen 
• Open as App erkennt automatisch die Logik Ihrer Daten und zeigt alle verfügbaren Formeln und Diagramme an
• App-Creator erstellt auf Basis der Daten individuelle App 
• App nach eigenen Vorstellungen anpassen und gestalten 
• Veröffentlichen 

Mit einer App lassen sich alle notwendigen Daten zur richtigen Zeit und am richtigen Ort bereitstellen. Sie können zum Beispiel Papier- oder Excel-basierte Prozesse in dynamische, digitale Formulare umwandeln und integrierte Diagramme und Berichte verwenden, um Ihre Arbeitsabläufe zu analysieren. Formulare können automatisch als Teil eines Workflows weitergeleitet und Geschäftslogiken erstellt werden.  

Analysieren und optimieren Sie auf diese Weise ganz einfach Ihre Arbeitsabläufe. Schaffen Sie durch die smarte Unterstützung mehr Kapazitäten für Ihre Mitarbeiter und steigern Sie die Qualität sowie die Effizienz in Ihrem Unternehmen. 

Und das Beste daran? Sie brauchen keinerlei Programmierkenntnisse, um eine App mit Open as App zu erstellen.  

Starten Sie jetzt und erstellen Sie Ihre erste App zur Workflow Analyse kostenlos.