Digitale Signatur erstellen: Alle Informationen auf einen Blick

Eine digitale Signatur spart nicht nur Papierkram, sondern ist auch sicherer als eine handschriftliche Unterschrift. Wie eine digitale Signatur funktioniert und wie Sie mit Open as App Dokumente einfach per App unterschreiben lassen können, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist eine digitale Signatur und wie funktioniert sie?

Bei einer digitalen Signatur handelt es sich um eine elektronische Unterschrift, bei der ein digitales Zertifikat hinterlegt ist. Dieses verbindet die signierende Person sicher mit einem Dokument oder einer Transaktion. Die digitale Signatur wird dazu verwendet, die Authentizität digitaler Nachrichten und Dokumente zu überprüfen und zu bestätigen.

Wie handgeschriebene Unterschriften sind digitale Unterschriften für jeden Benutzer einzigartig. Für die Erstellung wird ein spezielles Protokoll, die Public Key Infrastructure (PKI), genutzt. Innerhalb der PKI wird mithilfe eines mathematischen Algorithmus ein privater und ein öffentlicher Schlüssel aus langen Zahlenketten erstellt.

Wenn eine Person ein Dokument elektronisch unterschreibt, erzeugt der Algorithmus aus den Daten einen Hash-Wert. Dieser ist eindeutig und nicht umkehrbar. Der private Schlüssel wird schließlich genutzt, um den Hash-Wert zu verschlüsseln. Die entstandene Zeichenfolge ist die digitale Signatur, welche zudem noch mit einem Zeitstempel versehen wird.

Die Person, die das Dokument empfängt, erhält eine Kopie des öffentlichen Schlüssels und entschlüsselt damit das Dokument. Wenn die Hash-Werte nach der Verwendung des öffentlichen Schlüssels übereinstimmen, ist die digitale Signatur gültig und rechtsfähig.

Eine digitale Signatur, die mit einem von einer offiziellen Zertifizierungsstelle ausgestellten Zertifikat verknüpft ist, ist praktisch fälschungssicher.

Der Unterschied zwischen einer digitalen und elektronischen Signatur

Während bei der digitalen Signatur die technische Umsetzung im Vordergrund steht, handelt es sich bei der elektronischen Signatur um einen juristischen Begriff. Die digitale Signatur ist der Beweis für die Echtheit eines Dokuments, aber keine Unterschrift im rechtlichen Sinne. Die elektronische Signatur hingegen beweist, dass die unterzeichnende Person eine verbindliche Vereinbarung treffen will.

Gemäß eIDAS-Verordnung (Electronic Identification And Trust Services) unterscheidet man drei Formen der elektronischen Signatur:

• Einfache elektronische Signatur (EES)
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Unter der einfachen elektronischen Signatur (EES) versteht man laut eIDAS-Verordnung „Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet“. Sie setzt keine Möglichkeit der Identifizierung voraus. Auch der Schutz gegen Veränderungen an einem signierten Dokument ist nicht gewährleistet. Eine einfache elektronische Signatur kann beispielsweise eine gescannte Unterschrift sein, die als Bild in ein Dokument eingefügt wird. Selbst ein textlicher Namenszug in einer Email kann als einfache elektronische Signatur gewertet werden.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) muss konkrete Anforderungen bezüglich Sicherheit, Manipulationsschutzes und Identitätsüberprüfung erfüllen. Konkret muss die FES

• eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet werden können
• die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen
• mithilfe von Signaturerstellungsdaten erstellt werden, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann
• so mit den auf diese Art und Weise signierten Daten verbunden sein, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann

Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist beweiskräftig und kann zugleich schnell und unkompliziert umgesetzt werden. Daher ist die FES für viele geschäftliche Transaktionen die beste Wahl.

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) hat noch höhere Standards und damit auch den höchsten Geltungsbereich bezüglich Rechtsverbindlichkeit unter den drei Formen. Sie hat in der EU einen besonderen Rechtsstatus und kann eine handschriftliche Signatur auf Papier ersetzen. Neben den Anforderungen des FES muss eine qualifizierte elektronische Signatur folgende weitere Kriterien erfüllen:

• Prüfung der Identität der Person vor der Unterschrift (z.B. per Video-Ident oder Post-Ident)
• Qualifiziertes Zertifikat (Zertifikat in digitaler Form mit hohem Identifikationsgrad), das von einem zertifizierten Trust Center ausgestellt wurde
• Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit (QSCD), die von einem qualifizierten Vertrauensdienste-Anbieter (Trust Service Provider) zur Verfügung gestellt wird

Da die Anforderungen an die QES sehr hoch sind und die Umsetzung kompliziert ist, ist diese Form der elektronischen Signatur für viele Transaktionen zu umständlich. Für einige Dokumente wie befristete Arbeitsverträge, Bürgschaften oder Lebensversicherungen ist die QES allerdings die einzige Alternative zur Signatur per Hand auf Papier.

Wo brauche ich digitale Unterschriften?

Von der Möglichkeit, Dokumente digital signieren zu können, profitieren Unternehmen verschiedenster Branchen. Im Vertrieb ermöglichen digitale Unterschriften eine Beschleunigung des Dokumentenaustauschs. Angebote können schneller unterschrieben werden, was die gesamte Effizienz steigern kann.

Im Bereich Human Resources können Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse oder andere Verträge mit digitalen Unterschriften umgesetzt werden, selbst wenn sich nicht alle betroffenen Personen an einem Ort befinden. Gerade in Zeiten von Remote Work sorgt diese Möglichkeit für eine Erleichterung sämtlicher HR-Prozesse.

Für Steuerberatungen ermöglicht der Umstieg auf digitale Unterschriften einen transparenteren und beschleunigten Austausch von sensiblen Unterlagen. Für Versicherungen wird der Austausch von Verträgen erleichtert und der Papierkram erheblich reduziert. Auch in anderen Branchen fördern digitale Unterschriften die Digitalisierung und ermöglichen somit eine Steigerung der Effizienz.

Welche Vorteile bieten digitale Signaturen?

Neben der Effizienzsteigerung bringen digitale Signaturen noch viele weitere Vorteile mit sich. Wir nennen Ihnen die wichtigsten:

• Ermöglichen rechtsverbindliches Handeln im Internet
• Vertrauenswürdig
• Entsprechen EU-Vorgaben
• Eindeutige Zuordnung der Identität
• Nachprüfbarkeit
• Manipulationssicher
• Weniger Papier
• Zeitsparend
• Platzsparend, da Verträge direkt digital gespeichert werden können und nicht ausgedruckt werden müssen, um Rechtswirkung zu haben
• Besserer Zugriff auf Dokumente
• Unwiderruflichkeit

Ist eine digitale Signatur rechtlich bindend?

Digitale Signaturen sind genauso rechtlich bindend wie Signaturen per Hand auf Papier. In der EU ist die Anerkennung über die eIDAS-Verordnung geregelt. Über die EU-Mitgliedstaaten hinaus sind digitale Signaturen auch in vielen weiteren Ländern rechtlich anerkannt: Schweiz, Türkei, USA, Indien, Brasilien, Indonesien, Mexiko und Saudi-Arabien.

Digital signieren mit Open as App

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Und das beste daran: Seit einigen Jahren können unsere Apps Signaturen erfassen. Mit wenigen Klicks können Sie in Ihre App ein Signaturpad einbinden und beispielsweise Angebote auf dem Smartphone oder Tablet unterschreiben lassen.

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