CRM-Systeme mit Excel erstellen

Kein Unternehmen kommt heute mehr ohne CRM aus. Mit Microsoft Excel können Sie ohne hohe Kosten eine Kundendatenbank erstellen. Das ist besonders für kleine Unternehmen und Start-ups für die Kundenverwaltung interessant. Wir nennen Ihnen die Vor- und Nachteile von Excel als CRM-System und stellen eine einfache Lösung mit Open as App vor.

Was ist CRM?

CRM steht für Customer Relationship Management. Es handelt sich dabei um eine Strategie zur systematischen Verwaltung und Gestaltung der Beziehungen und Interaktionen eines Unternehmens mit bestehenden und potenziellen Kunden.

CRM ist allerdings nicht auf Kundenbeziehungen beschränkt. Auch Kontakte, die noch keine Kunden sind, aber beispielsweise ein Kontaktformular ausgefüllt haben, fallen genau wie andere wichtige Stakeholder (Mitarbeiter, Vertriebspartner, Zulieferer, etc.) darunter.

Ziel ist es, eine persönliche Kommunikation und guten Service zu gewährleisten, um Kundenbindung, Kundenzufriedenheit und Customer Experience zu verbessern.

Wozu Ihr Unternehmen ein CRM-System benötigt

Ein CRM-System unterstützt Sie bei der Verwaltung von Kundendaten. Typische Funktionen sind:

• Pflege von Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, etc.)
• Dokumentation der Kontakthistorie
• Kundenselektion
• Dokumentenmanagement
• Aufgabenverwaltung
• Kalender und Terminverwaltung

Mit einem CRM-System können Sie die Beziehung zu bestehenden Kunden pflegen, indem Sie regelmäßig Kontakt aufnehmen. Die Kontakthistorie wird gespeichert. Dadurch wird vermieden, dass Sie Kunden vergessen oder zu häufig kontaktieren. Außerdem können alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens schnell auf Kundendaten zugreifen. Davon profitiert besonders der Kundendienst, der somit einen schnellen und hilfreichen Service bieten kann.

Ein CRM-System bringt darüber hinaus bei der Neukundengewinnung Vorteile mit sich. Wenn Sie Daten eines potenziellen Kunden – also eines Leads – sammeln und analysieren, können Sie diese gezielt auf der Customer Journey einsetzen und die Conversion Rate verbessern. Ein CRM sorgt für Genauigkeit und Effizienz und ist in Anbetracht der großen Menge an Daten für Unternehmen im Marketing, Vertrieb wie auch in anderen Bereichen von entscheidender Bedeutung.

Excel als CRM-Lösung

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel ist weit verbreitet und relativ simpel zu bedienen. Es ermöglicht Ihnen, Daten und Informationen zu sammeln, zu verwalten und mit Hilfe der Datenbank-Funktionen auszuwerten. Damit bietet es sich als CRM an. Sie können eine Tabelle mit verschiedenen Tabs erstellen und Formeln zur Sortierung und Analyse anwenden. Im Internet stehen zahlreiche Excel-Vorlagen zur Verfügung, die bereits eine Struktur und wichtige Auswertungen bereitstellen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie mit Excel aber auch an Ihre Grenzen stoßen. Wir geben Ihnen einen Überblick über Vor- und Nachteile von Excel als CRM-Lösung.

Die Vorteile von CRM-Tools mit Excel:

• Excel ist leicht zu bedienen und weit verbreitet. Das fördert die Akzeptanz von CRM-Excel-Tabellen und reduziert den Aufwand, die Bedienung eines neuen Systems zu erlernen.
• Excel ist kostengünstig. Es fallen nur einmalig Lizenzkosten für Microsoft Office an. CRM-Templates können in der Regel kostenlos im Internet heruntergeladen werden.
• Es ist nur eine Datei für alle Daten notwendig.
• Tabellen lassen sich individuell anpassen. Sie können Schriftarten, Größen und Farben frei bestimmen.
• Über Google Drive, Dropbox, Google Sheets oder interne Server können mehrere Mitarbeiter an Excel-Listen arbeiten und verschiedene Versionen vermieden werden.

Die Nachteile von CRM-Tools mit Excel:

• Alle Daten müssen manuell eingegeben werden, was zeitaufwendig und fehleranfällig ist.
• CRM-Excel-Tabellen bieten keine Automatisierungen.
• Vorlagen aus dem Internet können fehlerhafte Formeln enthalten und bieten keine Schnittstellen zu anderen Datenbanken oder Systemen.
• Excel-Tabellen bieten keine Verschlüsselung von Daten, Datensicherheit kann nicht garantiert werden.
• Wenn Sie eine Excel-Datei lokal speichern, besteht die Gefahr des Datenverlustes.

Vergleich von Excel und herkömmlicher CRM-Software

Alternativ zu Excel können Sie für die Verwaltung Ihrer Kunden-Informationen eine CRM-Software verwenden. Das System unterstützt den CRM-Prozess mit hilfreichen Features und automatisierten Workflows. Das führt zu einem geringeren Arbeitsaufwand und schont Ressourcen. Solche Tools sind zudem benutzerfreundlich und bieten ein hohes Maß an Sicherheit. Durch automatische Statistiken ermöglichen sie einen einfachen Überblick über Ihre Kunden und Geschäfte und minimieren Fehler.

Darüber hinaus können CRM-Tools über Schnittstellen mit anderen Plattformen verbunden werden. Alle Abteilungen Ihres Unternehmens können über eine CRM-Software eng zusammenarbeiten und haben dabei einen Überblick, wer aktuell woran arbeitet. Selbst bei hohem Datenvolumen und vielen Nutzern können Sie sich auf die Software verlassen.

Die beliebtesten CRM-Tools sind:

• Hubspot
• Salesforce
• Zoho CRM
• Freshworks
• Creatio CRM

Im Vergleich zu Excel-Tabellen sind CRM-Tools allerdings in der Anschaffung teuer und für viele Mitarbeiter zu kompliziert in der Anwendung. Außerdem zahlen Sie vielleicht für Funktionen, die Sie gar nicht benötigen. Eine App kann die Vorteile von Excel und einer CRM-Software vereinen. So lassen sich Kundendaten leichter bearbeiten, personalisieren und im gesamten Unternehmen bereitstellen.

Mit Open as App Excel als CRM upgraden

Sie können eine solche App natürlich mit einem eigenen Code entwickeln. Dazu sind allerdings Programmierkenntnisse erforderlich. Wenn Sie keine Programmiersprachen beherrschen, haben wir dennoch die passende Lösung für Sie: Verwenden Sie eine No-Code-App von Open as App.

Mit unserer benutzerfreundlichen No-Code-Plattform können Sie Ihre Tabellenkalkulationen mit allen vorhandenen Daten ganz einfach selbst in eine smarte App umwandeln. Unsere Software erkennt die Logik und Formeln Ihrer bestehenden Spreadsheets und überträgt sie in die App. Sie müssen nichts neu erstellen. So ermöglichen Sie Ihrem Team eine schnelle, effektive und ortsunabhängige Zusammenarbeit.

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