Projektmanagement: Wieso Sie nicht auf Checklisten verzichten können

Sie sind Projektmanager und Ihnen steht ein wichtiges Projekt bevor? Zur erfolgreichen Durchführung braucht es vor allem eine gute Planung. Projektmanagement Checklisten helfen Ihnen dabei, beim Planen den Überblick zu bewahren. Am einfachsten funktioniert das, wenn Sie alles in einer smarten App zu Hand haben.

Projektmanagement-Checkliste

Alexandra Müller

Guide

Sie sind Projektmanager und Ihnen steht ein wichtiges Projekt bevor? Zur erfolgreichen Durchführung braucht es vor allem eine gute Planung. Projektmanagement Checklisten helfen Ihnen dabei, beim Planen den Überblick zu bewahren. Am einfachsten funktioniert das, wenn Sie alles in einer smarten App zu Hand haben.

Was bedeutet Projektmanagement?

Die DIN 69901 des Deutschen Instituts für Normung beschreibt Projektmanagement als Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts. Das Project Management Institute (PMI) – die größte gemeinnützige Mitgliederorganisation für Projektmanagement – nutzt eine allgemeinere Definition. Demnach ist Projektmanagement die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Methoden und Techniken auf die Vorgänge innerhalb eines Projekts.

Ziel des Projektmanagements ist die Abwicklung eines Projekts zur Erreichung des Projektziels in der geforderten Qualität und geplanten Zeit. Die Abwicklung soll mit optimalem Einsatz von Personal- und Kapitalressourcen effizient gestaltet werden.

Welche Aufgaben fallen beim Projektmanagement an?

Das PMI hat 5 Phasen des Projektmanagements definiert:

  • Einleitungsphase
  • Planungsphase
  • Ausführungsphase
  • Überwachungs- und Kontrollphase
  • Abschlussphase

Nachfolgend führen wir für Sie die einzelnen Aufgaben dieser Phasen auf.

Einleitungsphase

  • Projektdefinition: In einem ersten Schritt müssen Sie die Vorgaben für die Projektplanung zusammenfassen. Die Projektdefinition enthält das Projektziel und die Organisation der Prozesse inklusive Projektmethodik.
  • Stakeholder festlegen: Unter Stakeholdern versteht man Auftraggeber, Auftragnehmer, Projektinhaber bzw. einen Verantwortlichen und das Projektteam (interne und externe Mitarbeiter). Außerdem sollten Sie Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse definieren.
  • Lastenheft erstellen: Ein Lastenheft enthält die Gesamtheit der Anforderungen. Diese sollten Sie präzise und in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber definieren.
  • Pflichtenheft: Im Pflichtenheft beschreiben Sie möglichst präzise, wie Sie die Anforderungen des Auftraggebers erfüllen wollen.
  • Projektrisiken ermitteln: Bei einem Projekt sollten Sie schon während der Planungsphase mögliche Risiken antizipieren. Je besser Sie diese abschätzen, desto effizienter wird Ihr Risikomanagement sein. Zu den häufigsten Problemen gehören Terminüberschreitungen, Budgetknappheit, nicht geleistete Zahlungen, Lieferengpässe sowie Konflikte zwischen den Beteiligten.
  • Projektauftrag erstellen: Beim Projektauftrag handelt es sich um die formelle Bestätigung des Projekts. Der Projektauftrag oder auch Project Charter muss den Umfang des Projekts, Ziele, Erfolgskriterien, Zeit- und Ablaufplan sowie das Budget enthalten. Sobald der Projektauftrag unterzeichnet ist, kann ein Kick-off-Meeting geplant werden.

Planungsphase

  • Projektplan erstellen: Während der Planungsphase erstellen Sie zu Beginn einen Projektplan. Dazu gehören folgende Maßnahmen:
    • Teilprozesse definieren
    • Reihenfolge festlegen
    • Prioritäten bestimmen
    • Abhängigkeiten analysieren
    • Dauer der Aktivitäten festlegen
  • Ressourcen- und Personaleinsatz planen: Überlegen Sie sich, wann welche Ressourcen benötigt werden und wie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter aussieht. Urlaubszeiten und Ausfälle können beispielsweise durch Springer, Freiberufler oder Zeitarbeiter kompensiert werden.
  • Kosten abschätzen: Bei einem Projekt entstehen durch verschiedene Faktoren kosten. Das können Einkaufspreise, Fertigungskosten, Personalkosten, Reisekosten oder auch Mietkosten sein. Je detaillierter Sie diese auf einzelne Phasen und Arbeitspakete herunterbrechen können, desto einfacher lässt sich ein Projekt finanziell steuern. Anhand der Kostenabschätzung können zudem Budgets geplant werden.
  • Qualitätsmanagement planen: Überlegen Sie sich, wie Qualität definiert und überprüft werden soll. Machen Sie sich zudem Gedanken, wie Sie mit Abweichungen umgehen und welche Gegenmaßnahmen Sie ergreifen wollen. Das Ergebnis jeder Durchführungsphase sollte einer Qualitätskontrolle unterzogen werden.
  • Kommunikation planen: Sie können sich nicht darauf verlassen, dass alle Beteiligten des Projekts ihre Kommunikation selbst organisieren. Daher ist es wichtig, die Kommunikation zu strukturieren, den Umgang mit Kritik zu planen und Meetings effektiv zu gestalten. Entscheidende Kriterien für eine erfolgreiche Kommunikation sind Transparenz, Effizienz und Struktur.

Ausführungsphase

  • Abarbeiten des Projektplans: Die eigentliche Projektarbeit besteht darin, die Teilprozesse und Tätigkeiten des Projektplans abzuarbeiten. Daran sind alle Projektmitglieder beteiligt.
  • Ressourcenmanagement: Die Beschaffung aller notwendigen Ressourcen bedeuten einen logistischen Aufwand. Sie müssen sich mit HR (Human Ressources), Einkauf und Logistik abstimmen.
  • Fakturierung: Als Projektmanager stellen Sie Zwischenrechnungen und ordnen sie den jeweiligen Meilensteinen zu.

Überwachungs- und Kontrollphase

  • Projektdokumentation: Um den Überblick zu behalten, ist eine strukturierte Dokumentation entscheidend. Diese umfasst Prozessdokumentation, Projektkommunikation, Ablage aller relevanten Dokumente, Finanzdokumentation und Change-Dokumentation.
  • Change Management: Unter Change Management versteht man einen strukturierten Prozess, wie Sie Änderungen sowie Änderungswünsche in das Projektmanagement integrieren können.
  • Risikomanagement: Sie sollten für mögliche Risiken immer einen Plan B in der Tasche haben. Unter Risikomanagement fallen auch Qualitäts- und Wirtschaftlichkeitskontrollen.
  • Steuerungsmaßnahmen: Sollten Probleme auftreten, müssen Sie frühzeitig entsprechende Maßnahmen treffen, um diese zu beheben.

Abschlussphase

  • Abnahme durch den Auftraggeber: Ist das Projekt abgeschlossen, wird es vom Auftraggeber abgenommen. Es ist wichtig, diesen Schritt in der Projektakte zu dokumentieren, um Rechtssicherheit für alle Beteiligten gewährleisten zu können.
  • Endabrechnung: Nach der Abnahme erfolgt die Endabrechnung. Darin sollten Sie alle noch offenen Zahlungen berücksichtigen.
  • Lessons-Learned-Sitzung: Darin werden Erfahrungen, die im Laufe des Projekts gemacht wurden, ausgetauscht, zusammengetragen und analysiert. Die Ergebnisse der Lessons-Learned-Sitzung dienen als Grundlage für nachfolgende Projekte und sind ein wesentliches Element der Weiterentwicklung.

Was sind die Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Projektmanagement?

Um ein Projekt erfolgreich durchführen zu können, kommt es vor allem auf eine gute Planung an. Doch einige weitere Punkte spielen ebenfalls eine Rolle. Wir haben ein paar Tipps für ein erfolgreiches Projektmanagement für Sie zusammengestellt.

Tipp 1: Definieren Sie messbare Ziele

Um ein Projekt erfolgreich zu Ende zu bringen, müssen Sie zu Beginn des Projekts messbare Ziele definieren. Diese sollten nach der SMART-Analyse ausgearbeitet werden: 

  • S: spezifisch
  • M: messbar
  • A: attraktiv
  • R: realistisch
  • T: terminiert
SMART analysis: specific, measurable, achievable, relevant, timed

Tipp 2: Legen Sie ein realistisches Budget fest

Legen Sie schon vor Beginn des Projekts ein für die Zielerreichung notwendiges und realistisches Budget fest. Dabei schadet es nicht, einen kleinen Puffer für unvorhergesehene Dinge einzuplanen.

Tipp 3: Bestimmen Sie realistische Meilensteine

Mithilfe von Meilensteinen, welche kleinere Zwischenziele Ihres Projekts benennen, können Sie fortlaufend überprüfen, ob sich die Umsetzung des Projekts im Soll befindet. Falls das nicht der Fall ist, sollten Sie dies realistisch erkennen und mit Maßnahmen gegenzusteuern.

Tipp 4: Sorgen Sie für eine gewissenhafte Kommunikation

Nur wenn jedes Projektmitglied seine Aufgaben und Verantwortung genau kennt, entsprechend gebrieft wurde und ein offener Austausch stattfindet, wird Ihr Projekt erfolgreich sein. Als Projektmanager nehmen Sie dahingehend eine Vorbildfunktion ein.

Tipp 7: Achten Sie auf eine anhaltende Kontrolle

Bei jedem Projekt kann es zu unvorhergesehenen Ereignissen kommen. Das ist in der Regel auch nicht weiter schlimm. Wichtig ist es, dass Sie solche Ereignisse frühzeitig erkennen und entsprechend gegensteuern.

Was ist eine Projektmanagement Checkliste?

Eine Projektmanagement Checkliste ist ein Dokument, das als Struktur für die Standardisierung von Projektmanagement-Prozessen verwendet wird. Mit Projektmanagement-Checklisten muss das Projektteam keine neuen Dokumente für ein einzelnes Projekt erstellen. So kann die Effizienz eines Projekts verbessert werden.

Wozu brauche ich eine Projektmanagement Checkliste?

Eine Projektmanagement Checkliste hilft Ihnen als Projektmanager in allen Branchen, Ihr Projekt besser zu verwalten. So können Fehler wie eine schlechte Projektplanung, schwaches Ressourcenmanagement oder ineffektive Kommunikation vermieden werden. Weitere Vorteile einer Projektmanagement Checkliste:

  • Verbesserung der Kommunikation
  • Strukturierte Meetings durch effiziente Vorbereitung und Durchführung
  • Sichere Teamführung
  • Genaue Strukturierung und Abgrenzung von Einzelschritten und Zuweisung der passenden Ressourcen
  • Zeitersparnis und fristgerechtes Erreichen von Meilensteinen
  • Reduziertes Risiko
  • Bietet Sicherheit und schafft Überblick
  • Optimaler Projektstart durch die richtigen Fragen
  • Klare Projektziele

Werden bei der Planung eines Projekts wesentliche Schritte nicht bedacht oder wird die Abklärung bestimmter Punkte auf einen späteren Zeitpunkt verschoben, kann das dazu führen, dass ein Projekt mehr Zeit in Anspruch nimmt, höhere Kosten verursacht und letztlich der gesamte Projekterfolg gefährdet ist. Mithilfe von Checklisten können die komplexen Herausforderungen und Aufgaben eines Projektmanagers in überschaubare Häppchen unterteilt werden. Das Abhaken der Checklisten hilft dabei, nichts Wichtiges zu vergessen.

Welche Arten von Checklisten gibt es?

Selbstverständlich kommt es immer auf das Projekt an, für welche Bereiche sich Checklisten anbieten. Wir wollen Ihnen trotzdem ein paar Beispiele nennen:

  • Checkliste zur Definition des Projekts, des Auftrags sowie der Aufgaben und Ziele
  • Checkliste zu den grundlegenden Anforderungen
  • Checkliste zum Start des Projekts
  • Checkliste für die Projektkontrolle durch das Management
  • Checkliste zur Vorbereitung und Planung eines Projekts
  • Checkliste für Anzeichen von Problemen und Krisen

Checkliste mit Open as App erstellen

Es ist wohl unbestritten: Checklisten helfen im Projektmanagement dabei, den Überblick zu behalten und somit bestmöglichen Erfolg zu erzielen. Stellen Sie sich jetzt aber einmal vor, Sie haben für Ihr Projekt gleich mehrere verschiedene Checklisten, die jeweils von verschiedenen Personen gepflegt werden müssen und möglicherweise noch als einzelne Papierblätter herumfliegen. Oder mehrere Projektmitglieder arbeiten digital an den Checklisten und jeder speichert immer wieder eine neue Version ab. Da ist Chaos vorprogrammiert, oder?

Nicht mit Open as App! Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, alle notwendigen Checklisten in einer einzigen App unterzubringen. Darin können Sie außerdem Aufgaben zuweisen, den Fortschritt Ihres Projekts verfolgen und Projektbereiche nach benutzerdefinierten Kategorien sortieren.

Sie wollen wissen, wie das funktioniert? Es ist ganz einfach. Und es sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich. Über unsere benutzerfreundliche Plattform können Sie aus Ihren Spreadsheets aus Excel oder Google Sheets im Handumdrehen eine smarte No-Code-App generieren. Dazu laden Sie Ihre Informationen einfach hoch, unser App Creator übernimmt anschließend alle Formeln und Logiken Ihres Spreadsheets und fertig ist Ihre individuelle App.

Klingt das gut für Sie? Dann holen Sie sich noch heute Ihre Projektmanagement Checklisten App mit Open as App. Sie können sich natürlich auch zuerst über Webinare und persönliche Live-Demos, die wir veranstalten, genauer informieren.


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