Geschäftsdaten in der Dropbox aufräumen & organisieren

Entdecken Sie in diesem Leitfaden Open as App, wie Sie Ihre Dropbox aufräumen können, um Ihre Geschäftseffizienz zu verbessern.

Organize Dropbox for business

Angelika Methner

Guide

Wenn Sie Dropbox aktiv nutzen, wissen Sie wahrscheinlich, wie schnell man den Überblick verliert. Mal findet man die Datei, die man gerade dringend benötigt, nicht, mal weiß man nicht mehr, welche Version wirklich final ist oder mit wem man welche Dateien geteilt hat und muss das alles einzeln nachsehen. Schnell wird klar: Es wird Zeit, Ihre Geschäftsdaten in der Dropbox aufzuräumen und neu zu organisieren.

Reines Aufräumen der Dropbox bringt Speicherplatz und Übersichtlichkeit. Neben dem Freimachen von Datenspeicher in Ihrer Dropbox und dem Ordnen Ihrer Dateien gibt es noch eine Möglichkeit, Ihre Dropbox Business neu zu organisieren: Sie können Ihre Spreadsheets in Apps umwandeln. Damit lassen sich Ihre Daten dann zum Beispiel besser verteilen und die Anzahl der Versionen deutlich reduzieren. 

Wenn Sie anfangen, Open as App einzusetzen, werden Sie Ihre Daten schnell anders sehen und viel produktiver arbeiten – unabhängig davon, ob Sie Freiberufler sind oder für ein Unternehmen tätig sind. 

Die Umwandlung Ihrer Excel-Daten in Apps spart viel Zeit bringt ein deutliches Plus an Produktivität. Apps sind viel einfacher zu benutzen als Tabellenkalkulationen – vor allem auf mobilen Endgeräten. Sie können die Tabellenkalkulation durch die App nicht beschädigen, Sie geben keine sensible Informationen preis und wenn die Tabelle keine Fehler enthält, wird auch Ihre App verlässlich laufen. 

Darüber hinaus kann man mit Open as App Innovationen auf eine sehr einfache, aber sehr nützliche Art und Weise umsetzen. So können Sie die steigenden Erwartungen von Kunden an die Digitalisierung Ihres Unternehmens erfüllen und gleichzeitig Ihre Kollegen im Team stärken!

Wenn Sie also gerade darüber nachdenken, Ihre Geschäfsdaten, Ihre Dropbox oder Dropbox Business aufzuräumen, lesen Sie weiter. Sie finden hier alles darüber, wie Open as App Ihnen bei der Neuorganisation Ihrer Daten und Tabellenkalkulationen helfen kann.

Warum Sie Ihre Excel-Daten in der Dropbox oder Dropbox Business bereinigen sollten

Das größte Problem mit Tabellenkalkulationen ist, dass es einfach zu viele von ihnen gibt. Ein und dieselbe Datei kann viele verschiedene Versionen haben – je nachdem mit wem sie geteilt werden soll und was ihr Zweck ist. Einmal verteilt, kann sie dann von anderen für eigene Zwecke kopiert und modifiziert werden, erneut freigegeben werden oder in einem gemeinsamen Ordner Ihres Teams veröffentlicht worden sein.

Um dieses Versionschaos zu bereinigen und Fehler in wichtigen Daten, Berechnungen oder Berichten zu vermeiden, müssen Sie eine Datei nach der anderen prüfen und die Unterschiede zwischen ihnen vergleichen. 

Wenn die Informationen in diesen Tabellenkalkulationen sensibel sind, stehen Sie gleichzeitig vor dem Problem, dass Sie nicht genau sehen, mit wem sie ausgetauscht wurden. Wurden sie außerhalb Ihres Unternehmens weitergegeben? Wurden irgendwelche sensiblen Informationen offengelegt? Wurden sie heruntergeladen und weitergeleitet?

Schließlich kann eine die Handhabung von Tabellenkalkulationen durch ungeübte Nutzer auch dazu führen, dass diese ganz oder teilweise zerstört werden. Nicht alle Benutzer verstehen Excel gleich gut, insbesondere wenn es sich um große und komplexe Dateien handelt, und es kann unbeabsichtigt zu einer Beschädigung der Daten führen. Sobald dies geschieht, können die Informationen unwiederbringlich verloren gehen.

Wenn Sie stattdessen aus Ihrer Tabellenkalkulation eine App erstellen, sieht das anders aus. 

Tabellenkalkulationen in der Dropbox: Aufräumen lohnt sich

Es gibt mehrere gute Gründe, warum Sie erwägen sollten, die Tabellenkalkulationen in Ihrer Dropbox mit Open as App aufzuräumen und als App zu verteilen. Dazu gehören:

  • Reduzieren Sie die Größe Ihrer Dropbox sowie die Anzahl der Dateien (für einen besseren Überblick) 
  • Mehr Transparenz und Klarheit schaffen und verstehen, welche Daten tatsächlich genutzt werden und welche nicht
  • Finden Sie neue Wege, um Ihre Daten produktiver zu nutzen, damit sie Ihre Dropbox nicht noch einmal überladen
  • Auf dem neuesten Stand sein – indem Sie alte Dateien bereinigen und Apps daraus machen, haben Sie einen besseren Überblick 
  • Reduzieren Sie übermäßige Mengen an Kopien und verschiedenen Versionen Ihrer Tabellenkalkulationen
  • Größere Kontrolle über die Daten und Verbesserung der Sicherheit durch Beschränkung des Zugriffs auf Tabellenkalkulationen auf autorisierte Benutzer

Das Erstellen von Apps aus Ihren Tabellenkalkulationen kann auch dazu führen, dass Sie die Art und Weise, wie Sie Ihre Dropbox verwenden, überdenken. Anstelle eines Ortes, an dem Dateien einfach gespeichert werden, kann sie eher zu einem Hub werden, in dem Sie die Daten organisieren, die Sie für Ihre Apps verwenden. 

Dadurch wird sie zu einem aktiven Teil Ihrer täglichen Kommunikation mit Kunden und Teammitgliedern. Das Aktualisieren eines Arbeitsblatts in Ihrer Dropbox wird sich unmittelbar auf Ihre App auswirken. Auf diese Weise werden Sie sich der Art der Daten, die Sie speichern, und der Art und Weise, wie Sie sie nutzen, stärker bewusst. 

Wie Sie Ihre Dropbox schnell aufräumen und auf Vordermann bringen

Um mit der Bereinigung Ihrer Dropbox zu beginnen, müssen Sie herausfinden, was Sie mit Ihren Dateien tun wollen, wenn Sie sie in Apps umwandeln. Hier sind einige Fragen, die Sie in Betracht ziehen könnten, damit Sie Ihre Apps effizienter planen können: 

  • Welche Funktion sollen Ihre Daten haben ? Möchten Sie, dass sie als Liste, als Kalkulator oder als etwas anderes dient?
  • Wer muss Zugang zu den Originaldaten haben? Wer wird als Administrator fungieren und das Recht haben, Änderungen vorzunehmen, die sich in der App widerspiegeln? Wer soll die Daten verwenden, aber keinen Zugang haben, der es erlaubt, Änderungen vorzunehmen?
  • Welche Excel-Tabellen geben Sie regelmäßig in Form einer PDF-Datei weiter? Möchten Sie diese weiterhin auf diese Weise austauschen können?
  • Welcher Anteil Ihres Know-hows oder geistigen Eigentums wird über Ihre Dateien weitergegeben? Enthalten sie sehr sensible Informationen oder können sie relativ frei weitergegeben werden? 

Wie Sie sehen, können Sie je nach Ihren Antworten auf diese Fragen mit Open as App Ihre Apps anders organisieren. Sie können verschiedene Arten von Apps erstellen, die auf der Logik und der Funktion Ihrer Tabellenkalkulationen basieren. Sie können unterschiedliche Zugriffsebenen auf Ihre Apps festlegen und bestimmte Felder ausblenden, die für die Benutzer nicht sichtbar sein sollen.

Was Sie mit Open as App tun können

Sobald Sie anfangen, aus den Tabellenkalkulationen, die Sie in Ihrer Dropbox speichern, Apps zu erstellen, können Sie diese Daten nicht mehr nur als reine Tabellenkalkulation verwenden. Mit Open as App bauen Sie die Funktionalität Ihrer Daten deutlich aus: 

  • Teilen Sie die Daten in den Tabellenkalkulationen zusammen mit ihren Funktionen in einer benutzerfreundlichen Apps
  • Befähigen Sie Ihr Team und/oder Ihre Kunden mit neuen Problemlösungen und leicht zugänglichem Know-how
  • Automatisches Erstellen von Apps innerhalb weniger Minuten, ohne dass irgendwelche Programmierkenntnisse erforderlich sind
  • Bewahren Sie Ihre Daten in Dropbox jederzeit mit voller Funktionalität auf und erhöhen Sie gleichzeitig die Sicherheit
  • Volle Kontrolle über Benutzer haben, Benutzergruppen erstellen, verschiedene Zugriffsstufen und Berechtigungen erlauben

Was Sie also mit Open as App erhalten, ist eine zusätzliche Ebene der Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit über Ihren Tabellenkalkulationen. Sie behalten Ihren Arbeitsablauf bei, vermeiden aber einige der “Nebeneffekte” der Verwendung von Tabellenkalkulationen, wie z. B. deren Vervielfältigung, die fehlende Kontrolle darüber, wer Zugriff hat, und die Gefahr, Daten zu verlieren oder zu beschädigen.

So erstellen Sie eine App mit Open as App und räumen Ihre Dropbox auf

Wenn Sie eine Tabellenkalkulation vorbereitet haben, die Sie in eine App umwandeln möchten, finden Sie hier die ersten Schritte, die Sie unternehmen müssen.

  1. Beginnen Sie, indem Sie den App Wizard öffnen und den Link Ihrer Datei kopieren oder die Verbindung über die Dropbox-Authentifizierung herstellen. Wenn Sie Fragen zu diesem Schritt haben, lesen Sie unsere Support-Seite zum Verbinden Ihrer Datenquelle.
  2. Authentifizieren Sie sich mit Ihrer Dropbox-Anmeldung, um Open as App für den Zugriff auf die Datei zu aktivieren, die Sie in eine App umwandeln möchten. Beachten Sie: Open as App speichert Ihre Dropbox-Daten zu keinem Zeitpunkt des App-Erstellungsprozesses! Das einzige, was die Plattform tut, ist, die Logik Ihrer Tabellenkalkulation zu analysieren und diese Logik zur Erstellung einer App zu verwenden.
  3. Sobald Sie die Datenquelle verlinkt haben, führt Sie der App Wizard durch die Schritte, die zur Erstellung Ihrer Anwendung erforderlich sind. Diese Schritte ermöglichen es Ihnen, die Zellen auszuwählen, die Sie in der App verwenden möchten, z. B. Eingabe- oder Ausgabezellen. Der Rest bleibt verborgen, bietet aber die notwendige Logik (d.h. Berechnungen), damit die Anwendung funktionieren kann.
  4. Wenn Sie Ihre App konfiguriert haben, können Sie sie veröffentlichen. Ihre Anwendung steht Ihnen dann zur Verfügung. Danach können Sie die Optionen für die gemeinsame Nutzung ändern, damit auch andere Ihre App nutzen können. 
  5. Wenn Sie eine App erstellen und freigeben, steht sie auf jeder Plattform zur Verfügung, sowohl als Mobil- als auch als Webanwendung. Abgesehen davon, dass Sie Apps erstellen können, funktioniert Open as App auch wie eine App-Management-Plattform, die es Ihnen ermöglicht, Apps gemeinsam zu nutzen, gemeinsam daran zu arbeiten und vieles mehr.

Möchten Sie mehr über den gesamten Prozess der Erstellung einer App erfahren? Dann lesen Sie unseren Guide App Creation 101!

Arten von Apps, die Sie mit Open as App erstellen

Wenn Sie jetzt ans Aufräumen Ihrer Dropbox gehen wollen, finden Sie hier einige Beispiele aus der Open as App-Community, um Ihnen eine Vorstellung davon zu vermitteln, was Sie mit den Tabellenkalkulationen tun können, die Sie in Ihrer Dropbox speichern. 

Denken Sie daran, dass Sie, um eine App zu erstellen, Eigentümer der App sein müssen, d.h. Sie müssen Ihre eigenen Daten und Tabellenkalkulationen verwenden und den Prozess der App-Erstellung auf der Plattform durchlaufen. In den folgenden Beispielen können Sie die Apps ausführen und sehen, wie sie funktionieren, aber Sie können sie nicht bearbeiten.

Apps für Daten, die regelmäßig aktualisiert werden

Tabellenkalkulationen werden häufig für die Planung von Projekten, die Zuweisung von Aufgaben, die Berechnung von Budgets und vieles mehr verwendet. Wenn Sie eine App aus solchen Tabellenkalkulationen erstellen, können Sie schneller in Daten navigieren, die häufig aktualisiert werden.

Projektplan-App

Hier ist ein Beispiel für eine Projektplanungs-App, die mit der Open as App-Plattform erstellt wurde. Das Tool ermöglicht es Teams, den Fortschritt von Projekten zu verfolgen, Aufgaben zuzuweisen und vieles mehr. Es bietet außerdem eine Kalender-Ansicht, eine Datenanalysefunktionalität und eine umfassende Pivot-Auswertungsoption. Push-Benachrichtigungen für Änderungen sind ebenfalls implementiert.

Projektplan-App

Budget-Tool App

Mit dieser Budgetierungs-App können Unternehmen, ihre Budgets organisieren und den Überblick über ihre finanziellen Ziele behalten. Die App enthält Optionen zur Erstellung von Einnahme-Prognosen, zur Planung von Ausgaben und vieles mehr.

In Form von Diagrammen hebt die App auch effizient Stärken und Schwächen hervor und hilft bei der Entscheidungsfindung.

App zum Marketing-Bericht

Eine Marketingberichts-App kann Ihrem Unternehmen helfen, auf einen Blick die Leistung seiner Kampagnen, die Anzahl der Besuche auf seiner Website und die “Vorlieben” seiner Facebook-Seite zu verfolgen. Sie kann auch Verkaufszahlen und Kosten anzeigen.

Indem all diese Daten umfassender und leichter zugänglich gemacht werden, können Unternehmen ihre Leistungen mit dem Team teilen und datengestützte Entscheidungen unterstützen.

Marketing-Bericht App Website Besucher
Marketing Bericht App Analyse des inhaltlichen Engagements

Apps für Zusammenarbeit und Zeiterfassung

Häufig werden Tabellenkalkulationen gemeinsam verwendet – um Anwesenheit, Verfügbarkeit, Erfassung abrechenbarer Stunden oder mehr zu registrieren. Hier sind einige der Apps von Open as App für die Zusammenarbeit im Team und die Datenerfassung.

Team-Verfügbarkeit / Abwesenheits-App

Anstatt ein Excel-Blatt zu verwenden, um zu verfolgen, wann die Teammitglieder frei haben, können Sie das Blatt in einer einfachen Teamverfügbarkeits-App verwenden. Dies erleichtert die Eingabe erheblich und reduziert die möglichen Fehler, die auftreten können, wenn alle das gleiche Blatt für diesen Zweck verwenden. 

Diese Anwendung kann auch verwendet werden, um die Produktivität zu überwachen und Ressourcen für bestimmte Aufgaben oder Projekte auf der Grundlage der Verfügbarkeit zu planen.

App zur Zeiterfassung

Diese App zur Zeiterfassung soll den Benutzern helfen, die Zeit, die sie an einem bestimmten Projekt arbeiten, zu verfolgen und ihre abrechenbaren Stunden zu überwachen. Die Daten können für Berichte an Kunden und zu Abrechnungszwecken verwendet werden.

Alternativ kann man damit auch die eigene Produktivität messen und feststellen, welche Aufgaben oder Projekte besonders zeitintensiv sind.

Apps für den einfachen Zugang zu Informationen

Manchmal ist ein schneller Zugang zu bestimmten Arten von Informationen wichtig. Dabei kann es sich zum Beispiel um Meldepflichten, um Informationen zur Einhaltung von Vorschriften oder um Informationen zu Notfallverfahren handeln. Auch dafür können Sie schnell Apps erstellen. 

App für Sicherheitsberichte

Ein Beispiel für eine App, die einfachen Zugang zu Informationen bietet, ist die Sicherheitsberichts-App. Dieses Tool ist darauf zugeschnitten, Zwischenfälle oder Beinahe-Zwischenfälle auf Baustellen zu verfolgen und Probleme zu identifizieren, die gelöst werden müssen, um solche Zwischenfälle zu vermeiden. Die App ist auch hilfreich, um bei Inspektionen jederzeit Informationen bereitzustellen.

Dies sind einige der Möglichkeiten, wie Sie Tabellenkalkulationen in Ihrer Dropbox in Form von Apps nutzen können. Es wird die Art und Weise, wie Sie Dropbox verwenden, verändern und Ihnen helfen, bei Ihren täglichen Aufgaben effizienter und innovativer zu werden.

Mit Open as App können Sie auch mobile oder Web Apps für Verkaufsangebote und ROI-Rechner, Zinsrechner, Kontaktlisten und viele mehr erstellen. Sehen Sie sich die vollständige Liste unserer Beispiel-Apps an, die von anderen mit der Open as App Plattform erstellt wurden. Das gibt Ihnen einen guten Eindruck von den vielen verschiedenen Apps, die Sie auf www.openasapp.com erstellen können.

Sind Sie neugierig geworden und wollen jetzt Ihre eigene App erstellen? Gehen Sie zum App-Wizard von Open as App, verbinden Sie Ihre Dropbox oder den Cloud-Storage Ihrer Wahl und fangen Sie sofort an!

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