Werksabnahme per App – das müssen Sie wissen

Bevor ein Produkt vom Hersteller an den Kunden geliefert wird, erfolgt eine Werksabnahme. Wir erklären Ihnen, wie der sogenannte Factory Acceptance Test aussieht und wie Sie die Prozesse mit einer App optimieren können.

Was ist eine Werksabnahme?

Die Werksabnahme ist die Abnahme eines Produktes durch den Kunden beim Hersteller (engl. Factory Acceptance Test = FAT). Bevor neu hergestellte Produkte die Produktionsstätte verlassen, wird überprüft, ob sie gemäß den Vorgaben des Kunden und Konstruktionsvorschriften bzw. Spezifikationen des Pflichtenhefts funktionieren. Eine Werksabnahme kann im Anlagenbau, Maschinenbau sowie im Softwarebereich oder der Informationstechnik zur Anwendung kommen.

In der Regel wird der Factory Acceptance Test vom Auftragnehmer (Qualitätsmanager, Konstrukteur, Bedienungs- und Wartungspersonal) gemeinsam mit dem Auftraggeber oder deren Vertretern durchgeführt. Wenn keine oder nur unbedeutende Mängel beim FAT festgestellt werden, kann das Produkt abgenommen werden. Wenn es allerdings erhebliche Mängel gibt, müssen diese behoben werden (Nacherfüllung). Anschließend wird die Werksabnahme durch den Lieferanten erneut durchgeführt. Alternativ kann sich der Kunde dazu entscheiden, das Produkt trotz der Mängel abzunehmen. Normalerweise wird in diesem Fall eine Kompensationsregelung getroffen. Das bedeutet, dass man sich beispielsweise auf einen Preisnachlass, eine verlängerte Gewährleistung oder die kostenlose Versorgung mit Ersatzteilen einigt.

Der Unterschied zwischen FAT und SAT

Im Gegensatz zum Factory Acceptance Test (FAT) erfolgt die Abnahme einer Maschine oder Anlage beim Site Acceptance Test (SAT) in der Betriebsstätte direkt beim Kunden – also nach der Auslieferung. Es wird überprüft, ob die Steuerungs- und Sicherheitssysteme gemäß ihren funktionalen Spezifikationen vollumfänglich arbeiten. Nach der Durchführung des SAT kommt es zur Inbetriebnahme der Anlage.

Wie läuft die Werksabnahme ab?

Die einzelnen Schritte der Werksabnahme sind für jedes Gerät unterschiedlich. Dennoch können Sie den nachfolgenden Ablauf als allgemeinen Leitfaden ansehen:

1. Für eine effiziente Werksabnahme ist eine detaillierte Planung erforderlich. Es wird festgelegt, welche Tests stattfinden sollen und wer diese durchführt. Es sollten so viele Funktionstests enthalten sein, wie im Werk umsetzbar sind. Bei der Testung ist auf ein angemessenes Kompetenzniveau und die Unabhängigkeit der Prüfer zu achten.
2. Während der Planungsphase wird auch das Testprotokoll entwickelt. Dieses sollte Kriterien für das Bestehen bzw. Nichtbestehen oder angestrebte Ergebnisse für jedes getestete Element enthalten.
3. Bevor der Factory Acceptance Test beginnt, sollte der Hersteller dem Kunden das FAT-Protokoll zur Überprüfung und Genehmigung vorlegen.
4. Außerdem sollten Referenzdokumente als Grundlage für die Abnahmekriterien vorbereitet werden. Dazu gehören z.B. Spezifikationen des Kunden, Bauvorschriften, Datenblätter, technische Zeichnungen, der Nachweis von Prüf- und Inspektionsergebnissen und Checklisten für den FAT.
5. Sobald das Verfahren genehmigt ist, führt der Hersteller einen „Vortest“ durch, um einen reibungslosen FAT-Prozess zu gewährleisen. Dabei müssen auch alle möglichen Gefahren im Prüfbereich identifiziert und beseitigt werden.
6. Anschließend erfolgt die Prüfung des Gerätes durch ein Qualitätssicherheitsteam nach dem vom Händler genehmigten Verfahren. Ad-hoc-Tests können erforderlich sein, falls Unregelmäßigkeiten festgestellt werden.
7. Treten während der Prüfung Fehler auf, werden diese zusammen mit den erforderlichen Maßnahmen zur Behebung dokumentiert.
8. Sobald die Fehlerliste abgearbeitet ist und Anpassungen vorgenommen wurden, sollten Qualitätsmanager, der leitende Konstrukteur und der Fertigungsleiter des Herstellers sowie ein Vertreter des Kunden ein offizielles Abnahmeprotokoll unterschreiben.

Was muss ich für eine erfolgreiche Werksabnahme beachten?

Die folgenden Punkte sind bei der Durchführung eines Factory Acceptance Test zu beachten:

• Erstellen Sie einen detaillierten Testplan inklusive aller Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Leistungen, um etwaige Konflikte und Schuldzuweisungen zu vermeiden.
• Verwenden Sie im FAT die Materialien, die auch in der täglichen Produktion zum Einsatz kommen. Ansonsten wird die Gültigkeit der Tests beeinträchtigt.
• Beziehen Sie die Personen ein, die letztendlich für den Betrieb der Maschinen verantwortlich sind.
• Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für den FAT und verzichten Sie niemals auf wichtige Tests, nur um Liefertermine einzuhalten.
• Machen Sie sich den Unterschied zwischen einem Factory Acceptance Test und einem Site Acceptance Test bewusst. Der FAT soll nicht simulieren, wie eine Maschine unter realen Fabrikbedingungen arbeitet. Das ist häufig im Werk des Herstellers gar nicht umsetzbar.

Die Vorteile einer Werksabnahme

• Kunden können das Gerät vor der Lieferung im Betriebszustand sehen und anfassen.
• Probleme können behoben werden, bevor die Anlage beim Kunden eintrifft. Das trägt dazu bei, dass das Projekt im Zeit- und Kostenrahmen bleibt.
• Die Behebung von Mängeln vor der Auslieferung spart fast immer Zeit und Geld gegenüber der Behebung von Problemen vor Ort beim Kunden.
• Der Hersteller kann dem Kunden eine erste Schulung anbieten. Das gibt den Personen, die später mit dem Produkt arbeiten, mehr Sicherheit bei den ersten Praxiseinsätzen.
• Auf der Grundlage der Ergebnisse des FAT können beide Parteien eine Punch-Liste mit zusätzlichen Punkten erstellen, die vor dem Versand erledigt werden müssen.

Wie kann eine App beim Factory Acceptance Test helfen?

Mit einer App lassen sich Werksabnahmen in Ihrem Unternehmen deutlich zuverlässiger und effektiver durchführen. Machen Sie Schluss mit viel Papierkram oder Protokollen in Excel, die von jedem Bearbeiter in einer unterschiedlichen Version abgespeichert werden. Mit einer smarten App können Sie wiederkehrende Prüfungen ganz einfach über Ihr Smartphone oder Tablet durchführen.

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Alle Vorteile einer Werksabnahme-App im Überblick:

• Multimediale Mangelerfassung
• Sichere Dokumentation
• Nachvollziehbarkeit durch die Nutzung von Bildern und Videos
• Kein manuelles Übertragen von Daten
• Digitale Unterschrift direkt im Protokoll
• Einfache Erstellung und Nutzung von Checklisten
• Aktuelle Protokolle jederzeit vor Ort verfügbar
• Nachweisbarkeit immer gewährleistet
• Schnelle Auswertung von Daten
• Direkte Weiterverarbeitung
• Nutzung online & offline möglich
• Datenschutz-konform
• Effektivitätssteigerung

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