Grundlagen und Listen-Apps

Wenn Sie Excel in der Dropbox, Googlesheets oder ein Live-Datenbankanbindung verwenden, werden die Daten automatisch aktualisiert. Wenn Sie eine Desktop-Datei verwenden, können Sie diese im App Portal unter App Design/Settings aktualisieren. Wichtig dabei ist, dass nur Daten verändert werden, nicht die Struktur der Datei.

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Angelika Methner

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Die Präsentation im Präsentationsmodus (mit Videoanimation bei App-Beispielen am Präsentationsende). Dateigröße: ca. 50 MB: https://www.dropbox.com/s/cyzpxoa68cd0aev/oaa-webinar_list_DE.ppsx?dl=0

Die Präsentation als PDF. Dateigröße: ca. 3,5 MB: https://www.dropbox.com/s/6raug8bhs834tf7/oaa-webinar_list_DE.pdf?dl=0


Fragen und Antworten


Wie werden die Daten aktualisiert?

Wenn Sie Excel in der Dropbox, Googlesheets oder ein Live-Datenbankanbindung verwenden, werden die Daten automatisch aktualisiert. Wenn Sie eine Desktop-Datei verwenden, können Sie diese im App Portal unter App Design/Settings aktualisieren. Wichtig dabei ist, dass nur Daten verändert werden, nicht die Struktur der Datei.


Bekommen die Nutzer eine Push-Nachricht, wenn Daten aktualisiert wurden?

Ja, beim Öffnen der App wird angezeigt, dass eine aktuellere Version zur Verfügung steht. Mit Klick auf Installieren wird diese neue Version geladen. Das gilt derzeit für alle Datenquellen, die auf Open as App gehostet werden. Zusätzlich gibt es im rechten Seitenmenü des App Clients den Befehl „Nach Updates suchen“.  Demnächst wird es auch für Apps auf Basis von Drittsystemen die Möglichkeit geben, Open as App via API von Änderungen in Kenntnis zu setzen. Dann erhalten die App-Anwender ebenfalls eine Änderungs-Benachrichtigung beim Start. Über den Befehl „Nach Updates suchen“ erhalten Sie auch bei Drittsystemen, die aktuellste Version.


Welche Quellen können verarbeitet werden?

Neben Excel aus Dropbox oder Desktop können wir auch Googlesheets sowie jedes System mit Tabellenstruktur sowie alle Technologien, die eine Datei per Downloadlink zur Verfügung stellen können, verwenden. Dazu gehören zum Beispiel CRM Dynamics, Navision, genauso wie OneDrive, OneDrive for Business oder Webserver. Die Anbindung an alle diese Systeme ist bereits via API möglich. Wir arbeiten derzeit an einer automatischen Anbindung.


Kann ich die Liste der Berechtigten selbst ändern? Oder muss das vom Nutzer selbst ausgehen?

Über das App Portal von Open as App können die Nutzer der App eingeladen und gemanagt werden. Nutzerrechte können zentral verändert oder entzogen werden. Der App Nutzer kann die App auch selbst von seinem Client entfernen bzw. die Einladung nicht annehmen. Benutzerrechte sehen verschiedene Stufen bei der App-Nutzung vor: „Read only“, „Add Data“ und „Edit App“.  Um regelmäßig Apps auszutauschen können User in sogenannten „Groups“ organisiert werden. Sobald eine App dieser Gruppe zugeordnet wird, wird sie automatisch an die entsprechenden Nutzer versandt.

https://support.openasapp.net/hc/de/articles/208137385


Lassen sich die Themes der Apps an das Corporate Design anpassen?

Ja. Sie können in jede App Ihr Logo, ein Bild oder die Farben individuell anpassen. Ab Business Enterprise-Level lassen sich brandingspezifische Themes abspeichern und bei der App-Erstellung abspeichern. Darüber hinaus können Sie optional einen vollständig Open as App-Client in Ihrem Branding in die jeweiligen App Stores bringen. Die Abrechnung hierfür erfolgt auf Projektbasis.


Berücksichtigt die App Rechterollen im CRM?

Ja. Durch die API-Anbindung sehen die CRM-Nutzer nur die Daten, die Sie auch im CRM sehen können. Die Zugriffsrechte für Apps können darüber hinaus durch die Zuordnung zu Gruppen gesteuert werden. Beispiel: Gruppe für Manager, Gruppe für Vorstand etc.


Werden Daten aus der App in das CRM zurückgeschrieben?

Daten können zurückgeschrieben werden, jedoch aktuell nur in Systeme, die auf Open as App gehostet werden. Sie können bei der App-Erstellung unter Settings einstellen, ob Inhalte in dafür passenden Feldern gesammelt oder verändert werden können. Diese Änderungen können im Online-Betrieb zurück in das Quell-System geschrieben werden. Über das Änderungsprotokoll, das es für jede App gibt, sehen IT-Admins jederzeit, welche Daten, wann und von wem verändert wurden.

Das Zurückschreiben von Daten in Drittsysteme ist Teil der Entwicklungsroadmap und wird in absehbarer Zeit realisier


Welche Maßnahmen zur Datensicherheit gibt es?

Hosting: Mit Open as App können Sie Ihre Quelldateien sicher in der Microsoft Azure basierten Open as App-Cloud hinterlegen oder die Dokumente direkt aus Ihrer eigenen Firmen-Infrastruktur beziehen. Alternativ können Daten für Ihren Open as App-Service auch bei Cloudanbietern wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive gehostet werden.

On-Premise-Hosting: Wenn Sie sich dafür entscheiden direkt Dateien aus Ihrer Infrastruktur zu verwenden, findet nur die initiale App-Erstellung in der Cloud statt. Die Quelldatei wird dann nur während des kurzen Erstellungsvorgangs mit dem App Creator verschlüsselt an den Open as App Server übergeben. Spätere Änderungen an der Quelldatei werden von Ihren Server direkt an die Clients kommuniziert; diese Kommunikation läuft zu keinem Zeitpunkt über die Cloud.

Tipp für sicherheitsrelevante Daten: Apps können auch mit Dummy-Daten erstellt und im Nachhinein sicher mit der Originaldatei aus Ihrem Unternehmen verknüpft und direkt an die Clients als Daten-Update übergeben werden.

Anders als mit offenen Dateien oder E-Mail-Anhängen haben Sie mit Open as App umfassende Kontrolle über die Aktualität und den Zugriff auf alle Daten in Ihren Apps.

https://support.openasapp.net/hc/de/articles/206561184-Wer-kann-meine-App-sehen-Privatsph%C3%A4re-und-Datenschutz

https://support.openasapp.net/hc/de/articles/209775469-Whitepaper-zum-Thema-Sicherheit


Gibt es über die Advanced Ansicht des XML-Quelltexts Möglichkeiten, die App zu verändern, die über den App Creator nicht möglich sind?

Ja. Über die Advanced Definitions haben Sie Zugriff auf den Quellcode Ihrer App und können zusätzliche Änderungen vornehmen. Dieser Bereich ist für Experten und Partner gedacht, die mit Quellcode-Zeilen umgehen können. Bitte kopieren Sie zur Sicherheit Ihre App vorher im App Portal, da sich manche Änderungen nicht rückgängig machen lassen. Wenn Sie eine Funktion im App Creator vermissen, können Sie jederzeit unseren Support ansprechen. Wir geben Ihnen dann genaue Anweisungen für die Advanced Definitions oder führen die Änderung für Sie aus, solange diese noch nicht im App Creator zur Verfügung steht.


Gibt es eine Dokumentation, in der auch die Möglichkeiten der Advanced Definitions enthalten sind?

Ja. Unter https://openasapp.readme.io/docs/raw-definitions können Sie die Dokumentation einsehen. Diese ist ebenfalls für Profis, sehr findige Anwender und IT-Admins gedacht. Open as App ermöglicht jedoch die App-Erstellung für jeden Mitarbeiter, also zum Beispiel Sachbearbeiter ohne Programmierkenntnisse. Für Hilfe bei der App-Erstellung und den Funktionen von Open as App finden Sie viele Tipps auf https://support.openasapp.net/hc/de . Sie können uns auch über den Hilfe-Button im App Creator eine Nachricht schicken. Wir stehen Ihnen dann mit Rat und Tat zur Seite.


Wie viele User können Apps mit Open as App verwenden?

Die Nutzerzahl für eine App mit Open as App ist abhängig vom gebuchten Paket. Beim Test starten Sie automatisch mit Business Free. Sie können damit unbegrenzt viele Apps erstellen und mit 5 Personen teilen. Business Pro erweitert den Userkreis auf 25, Business Enterprise auf 1.000 Anwender. Die Pakete können gebundelt werden, um die gewünschte Nutzeranzahl zu erreichen. Beispiel: Für 100 User können Sie 4x Business Pro buchen. Business Pro bzw. Business Enterprise bieten Ihnen darüber hinaus noch zusätzliche Funktionen.

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