Datensicherheit im Home-Office verbessern mit Open as App

Das Home Office langfristig in den Büroalltag einzubinden kann für die Produktivität und Effizienz von großer Bedeutung (Englisch) sein – vor allem wenn man über die richtigen Werkzeuge verfügt. Wenn Mitarbeiter jedoch auf Home-Office umsteigen, verfügen sie häufig nicht über die gleichen Mittel oder die gleiche Unterstützung durch die IT-Abteilung wie im Unternehmen. So fällt es vielen schwer, ihre Daten ordnungsgemäß zu sichern. Die Arbeit von zuhause aus kann dann die Anfälligkeit von Daten und Systemen erhöhen (Englisch). 

Wenn Mitarbeiter außerhalb der gewohnten IT-Umgebung arbeiten, müssen sie häufig alleine den besten Weg für die Kommunikation und den Datenaustausch mit Kollegen und Kunden finden. Zum Einsatz kommen dann persönliche Geräte und ungesicherter WiFi-Netzwerke. Neben der Sicherheit wirkt sich dies auch negativ auf die Produktivität aus. 

Wenn Mitarbeiter gezwungen sind, ausserhalb der üblichen Unternehmens-IT zu arbeiten, sollten sie deshalb auf Werkzeuge zurückgreifen können, die es ihnen erlauben, ihre Arbeit nahtlos fortzusetzen. In diesem Artikel finden Sie einige Tipps, wie Sie die Sicherheit Ihrer Systeme und Daten gewährleisten können und wie Open as App Ihnen dabei helfen kann! 

Datensicherheit und Arbeiten von zu Hause

Da Home Office-Arbeit fast schon zur Tagesordnung gehört, haben das britische National Cyber Security Centre NCSC (Englisch) und die europäische Cybersicherheitsagentur ENISA (Englisch) eine Reihe von Vorschlägen gemacht, wie Unternehmen mit der Situation umgehen sollten. Die meisten dieser Empfehlungen richten sich an Unternehmen und die technischen Maßnahmen, die sie treffen sollten. Einige dieser Empfehlungen können aber auch von Mitarbeitern zuhause umgesetzt werden. Sie betreffen typische Routinen, die helfen, Sicherheitsbedrohungen zu vermeiden. 

Empfehlungen für Unternehmen 

Sowohl das NCSC als auch die ENISA empfehlen Arbeitgebern eine Reihe verschiedener Vorgehensweisen und technischer Maßnahmen, um ihre Mitarbeiter bei der Arbeit im Home-Office zu unterstützen. Hier sind einige ihrer Empfehlungen: 

• Erstellen Sie schriftliche Richtlinien für alle neuen Tools, die Mitarbeiter verwenden sollen, sowie für die Nutzungen bereits vorhandener Tools  
• Informieren Sie über Verfahren und Ansprechpartner im Problemfall – d. h. an wen man sich für Unterstützung wenden kann, wie man den Schweregrad eines Problems bestimmt und was bei einem Notfall zu tun ist 
• Installieren und priorisieren Sie den Einsatz von Software für den Fernzugriff  
• Einführung virtueller Lösungen wie elektronische Unterschriften und Online-Freigabe von Arbeitsabläufen, um sicherzustellen, dass die Arbeit ununterbrochen fortgesetzt werden kann. 
• Führen Sie Zugangsbeschränkungen für sensible und wertvolle Systeme ein 
• Richten Sie Geräte mit Hilfe von MDM-Tools (Mobile Device Management) ein. Eine solche Software ermöglicht es Ihnen auch, ein Gerät ferngesteuert zu sperren, ein Backup abzurufen und/oder Daten von einem gestohlenen Gerät zu löschen 
• Aktivieren Sie die Datenverschlüsselung auf allen Geräten. Dadurch werden die Daten geschützt, wenn ein Gerät verloren geht oder gestohlen wird 
• Verwenden Sie ein Virtuelles Privates Netzwerk (VPN), aber stellen Sie sicher, dass es auf dem neuesten Stand und mit Patches versehen ist, um eine angemessene Sicherheit Ihrer Ressourcen zu gewährleisten 

Empfehlungen für Mitarbeiter 

Beide Behörden führen auch eine Reihe von Maßnahmen auf, die Mitarbeiter ergreifen können, um sicherzustellen, dass sie die Sicherheit ihrer Geräte oder Daten nicht gefährden. Folgendes wird genannt: 

• Überprüfen Sie die Sicherheit Ihrer WLan-Verbindung. Ältere Systeme können die Sicherheit Ihres Datenverkehrs beeinträchtigen  
• Installieren Sie Virenschutz-, Sicherheitssoftware (Datenschutz-Tools, Add-ons usw.) und Verschlüsselungs-Tools und halten Sie diese regelmäßig auf dem neuesten Stand 
• Verwenden Sie Passwortmanager und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für alle Ihre Anmeldungen 
• Sichern Sie Ihre wichtigen Daten regelmäßig 
• Sperren Sie Ihren Computer, wenn Sie in einem öffentlich zugänglichen Raum arbeiten 
• Trennen Sie Arbeit und Freizeitaktivitäten auf verschiedenen Geräten 
• Seien Sie misstrauisch gegenüber E-Mails von Fremden, in denen Sie aufgefordert werden, einen Link oder Anhang zu öffnen. Auch gegenüber Nachrichten von bekannten Personen, die seltsam klingen und ungewöhnliche Anfragen enthalten, sollten Sie misstrauisch sein. Überprüfen Sie auch alle Nachrichten von Personen, die Sie nur telefonisch kennen, genau 

Da die gemeinsame Nutzung von Daten ein wichtiger Teil des Arbeitsalltags ist, empfiehlt das NCSC den Unternehmen auch die Einführung neuer Tools für die Zusammenarbeit, die es den Mitarbeitern ermöglichen, Informationen sicher auszutauschen.  

Open as App kann Ihnen dabei helfen, Fragen des Datenaustauschs auf sichere Art und Weise zu lösen, indem es Ihnen die Möglichkeit bietet, Anwendungen aus Ihren Daten zu erstellen. Hier erfahren Sie, wie. 

Wie Open as App Ihnen im Home-Office helfen kann 

Die Open as App-Plattform ist ein Tool zur Erstellung von Anwendungen aus strukturierten Daten (d. h. Daten in Tabellenkalkulationen). Durch die Verwendung einer App können Sie strukturierte Daten sicher gemeinsam nutzen und dabei gleichzeitig Ihre Produktivität maximieren.  

Dieser App-Erstellungsprozess ist sehr einfach einzurichten und erfordert keine IT-Unterstützung. Open as App eignet sich für Unternehmen jeder Größe, von Freiberuflern bis hin zu großen Unternehmen, und ist sofort einsatzbereit. 

Hier erfahren Sie, wie Open as App Ihnen bei der gemeinsamen Nutzung von Daten und der Sicherheit helfen kann, wenn Sie und Ihr Team remote oder von zuhause aus arbeiten. 

Daten auf kontrollierte und sichere Weise austauschen 

Wenn Sie eine App mit der Open as App-Plattform erstellen, haben Sie die volle Kontrolle darüber, welche Art und Menge von Daten Sie in der App sichtbar machen möchten. Auf diese Weise können Sie sensible Unternehmensdaten ausblenden, während Ihre App die Logik Ihrer Tabellenkalkulation, wie Formeln und Verbindungen zwischen Feldern, beibehält. Mit anderen Worten: Sie können nur die Felder sichtbar machen, die von den Endnutzern benötigt werden, ohne die Logik dahinter zu offenbaren. 

Wenn Sie z. B. Excel zur Erstellung von Finanzberichten verwenden, können Sie wichtige Finanzinformationen offenlegen, aber sensible Informationen wie Kundendaten und Kontakte ausblenden. Benutzer haben keine Möglichkeit, diese Einschränkung zu umgehen, da die App die Daten gar nicht erst enthält. 

Datenschutz garantieren

Mit Open as App können Sie einfach verwalten, wer in welchem Umfang Zugriff auf Ihre App hat. Sie können den Zugriff auf die App auf bestimmte Personen beschränken und so sicherstellen, dass niemand ohne Berechtigung die App verwenden kann. 

Um den Datenschutz zu gewährleisten, wird Open as App von Microsoft Azure Europe unterstützt. Hier werden Ihre Daten gespeichert, wenn Sie Ihre Daten auf openasapp.com hochladen und speichern. Wenn Sie Ihre Anwendung auf der Grundlage von Daten erstellen, die Sie in einer anderen Cloud-Provider wie OneDrive, Google Sheets oder Dropbox hosten, wird das Arbeitsblatt während des Erstellungsprozesses der Anwendung nur für ein paar Sekunden analysiert, die Daten werden aber nicht gespeichert.  

Wenn Sie sich jedoch während des Erstellungsprozesses der App Gedanken über Ihre Daten machen, können Sie die Interaktion zwischen Ihren Originaldaten und der Open as App-Cloud gänzlich vermeiden. Wichtig für die Erstellung Ihrer App ist die Logik und die Struktur der Tabellenkalkulation. Wenn Sie also möchten, können Sie Ihre Originaldaten durch “Dummy-Daten” ersetzen.  

Anschließend verknüpfen Sie Ihre Tabellenkalkulation über einen von Ihnen benutzten Cloud-Service und erstellen die App. Sobald Ihre App fertig ist, können Sie die Dummy-Daten in der Tabellenkalkulation durch die Originaldaten ersetzen. Diese werden dann in Ihrer App angezeigt, ohne dass jemals ein Kontakt zwischen Ihren Daten und der Open as App-Plattform stattgefunden.  

Unabhängig davon, wie Sie Ihre App erstellen, sind Ihre Daten nur für Sie und die von Ihnen autorisierten Nutzer zugänglich. Auf Ihrem mobilen Gerät werden alle Daten Ihrer App sicher in einem verschlüsselten Speicher abgelegt, der durch Ihre Anmeldedaten und die Microsoft Data Protection API (DPAPI) geschützt ist. 

Darüber hinaus können Unternehmen, die Mobile Device Management-Systeme wie MobileIron oder Microsoft Intune einsetzen, Open as App in ihre mobilen Sicherheitseinstellungen integrieren. 

Verbinden Sie sich mit dem Cloud-Provider Ihrer Wahl 

Sie müssen die Datei nicht auf Ihrem eigenen Gerät speichern. Wenn Sie Ihre Dateien stattdessen bei einem Cloud-Provider gespeichert haben, können Sie sich direkt über Open as App mit diesen verbinden. Dazu gehören Dropbox, SharePoint, OneDrive, Google Drive und andere. 

Da Sie die Sicherheitseinstellungen für diese Cloud-Anbieter bereits eingerichtet haben, können Sie sicher sein, dass Ihre Daten in keiner Weise kompromittiert werden. 

Einsatz in Microsoft-Teams 

Open as App kann auch mit Microsoft Teams verwendet werden (Englisch). Sie können eine App zu einer Registerkarte in jedem Ihrer MS Teams-Hubs hinzufügen. Auf diese Weise müssen Sie Ihre Anwendung nicht separat für andere Benutzer freigeben, sondern können dies innerhalb der Umgebung tun, die Sie bereits für die Zusammenarbeit verwenden. 

Dies ist nur eine der Möglichkeiten, wie Open as App zusammen mit anderen Diensten genutzt werden kann. Wenn Sie Fragen zu anderen Integrationen haben, wenden Sie sich an unser Support-Team, um Rat und Hilfe zu erhalten. 

Wie Sie Open as App schnell für die Arbeit im Home-Office einrichten 

Die Einrichtung von Open as App für Mitarbeiter im Home-Office ist ganz einfach und sofort verfügbar.  

Sobald Sie Ihre Tabellenkalkulation in eine App umgewandelt haben, können Sie Teams erstellen, anderen Benutzern Zugang gewähren oder Benutzergruppen erstellen und verwalten usw. Durch das Erstellen von Gruppen können Sie Apps nur für bestimmte Teams, wie z.B. Vertrieb oder Marketing, freigeben. Sie können aber auch Benutzern den Zugriff auf mehrere Gruppen gleichzeitig gewähren. 

Einen vollständigen Überblick über den Prozess der Einrichtung und Verwaltung von Benutzern und Gruppen finden Sie auf unserer Seite zur Benutzerverwaltung, die diesem Thema gewidmet ist. 

Und wenn Sie eine Enterprise-Lizenz besitzen, erhalten Sie zwei weitere Rollen, Ersteller und Admin, mit denen Sie Ihre Telearbeit noch effizienter gestalten können. In diesem Setup können Admins den App-Entwicklern Aufgaben zur Erstellung von Anwendungen zuweisen. Letztere erstellen dann eine App, die von den Team-Administratoren vor dem Roll-out genehmigt wird. Auf diese Weise können Sie Ihren App-Erstellungsprozess rationalisieren und alle benötigten Apps in sehr kurzer Zeit veröffentlichen und nutzen. 

Die Arbeit von Zuhause kann sich anfangs wie ein langwieriger Prozess anfühlen, der auch eine Reihe von Produktivitäts- und Sicherheitsherausforderungen mit sich bringt, die man erst einmal bewältigen muss. Durch die Implementierung von Sicherheitsempfehlungen im gesamten Unternehmen ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Schäden oder Verluste an Ihren Daten erleiden, deutlich geringer. Open as App kann Ihnen auch in dieser Situation helfen, indem es Ihnen einen Dienst zur Verfügung stellt, mit dem Sie Daten sicher austauschen und gleichzeitig den Zugriff auf diese Daten erleichtern und sie besser nutzen können.  

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