Spreadsheet App-Erstellung

So machen Sie aus einem Spreadsheet eine App

Kein Unternehmen kann auf Tabellenkalkulationen und ihre umfangreichen Funktionen verzichten. Doch bei Benutzererfahrung, Produktivität oder Datensicherheit bleibt bei Excel und Co. oft einiges zu wünschen übrig. In der Zusammenarbeit mit Kunden oder im Team gibt es deshalb eine einfachere Lösung: Wandeln Sie Ihre unübersichtliche Tabellenkalkulation in eine benutzerfreundliche App um.

Genau darauf sind die sogenannte No-Code- oder Low-Code-Plattformen für App-Erstellung ausgelegt. Mit diesen Plattformen können Sie die Daten aus einem Spreadsheet in eine einfach zu benutzende und leicht zu verwaltende native oder Web-App umwandeln. Diese Apps übernehmen alle Daten. Sie verbergen jedoch alle Formeln, die andere nicht sehen müssen oder sollten. Ihre Daten können Sie auf verschiedene Art und Weise wiedergegeben und gestalten, sodass jede App den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Außerdem ist die App-Erstellung mit einer No-Code-Plattform wirklich einfach. Möchten Sie wissen, wie das geht? Dann ist dieser leicht verständliche Leitfaden für die Mittagspause genau richtig für Sie!

Die Vorteile, wenn Sie Ihr Spreadsheet in eine App umwandeln

Das Erstellen von Apps aus Ihren Tabellenkalkulationen für das eigene Unternehmen, Team oder Ihre Kunden hat eine ganze Reihe von Vorteilen. Hier sind einige der wichtigsten:

Guten Eindruck bei Kunden machen

Apps sind viel einfacher zu verwenden als Spreadsheets. Per App kann man zum Beispiel Angebote erstellen, Berechnungstools anbieten, Listen der eigenen Dienstleistung oder Kontakte anbieten, und noch viele weitere Apps, die dazu beitragen, die Eindruck Ihrer Kunden von Ihrem Unternehmen zu verbessern. Apps verkürzen Wartezeiten für Ihre Kunden und schaffen zudem ein durchgängiges Markenerlebnis. Darüber hinaus haben Ihre Kunden schnell und einfach Zugriff auf wichtige Informationen, die sie für Entscheidungen benötigen.

Ihre Teams stärken und Mitarbeiter besser einbinden

Firmeninterne Apps verbessern die Kommunikation und Zusammenarbeit. Per App können Ihre Mitarbeiter Daten einfacher und schneller bereitstellen, während Sie jedem Team Berichte, Informationen, Unternehmens-Updates und nützliche Tools für die tägliche Arbeit zur Verfügung stellen. Wenn Ihre Mitarbeiter darüber hinaus selbst Apps erstellen können, sind sie zudem weniger abhängig von internen Ressourcen, und Ihre Tech-Teams haben wieder mehr Zeit für andere Aufgaben.

Modernisieren und automatisieren

Ohne Excel und Co. geht nichts voran. Wenn jedoch alle gleichzeitig mit diesen Tabellenkalkulationen arbeiten müssen, kann das die Arbeit langsam und fehleranfällig machen.

Mit einer App anstelle der Tabellenkalkulation brauchen Sie nur die notwendigen Daten einzubinden und vereinfachen so den Überblick und die Entscheidungsfindung. Damit bieten Sie einen besseren und effizienteren Service – innerhalb genauso wie außerhalb Ihres Unternehmens.

Innovation stärken und neue Erkenntnisse gewinnen

Wenn Sie anfangen, mit Ihren Daten außerhalb eines Spreadsheets zu arbeiten, werden sie dabei ganz neue Dimensionen wahrnehmen. Indem Sie neue Möglichkeiten finden, Ihre Daten zu präsentieren und damit zu arbeiten, können Sie Ihren Kunden oder Teams überzeugendere Argumente liefern und neue Chancen erkennen. Das stärkt dann auch Ihre Beziehungen zu Kunden und Kollegen und verbessert die Zusammenarbeit.

Sicherheit erhöhen

Die Sicherheit Ihrer Daten ist sehr wichtig, insbesondere wenn es um interne Informationen oder sensible Kundendaten geht. Indem Sie eine App aus Ihrer Tabelle erstellen, können Sie effektiv eine zusätzliche Sicherheitsebene zwischen Benutzern und Daten einziehen. Auf diese Weise schützen Sie Ihre Daten und bieten trotzdem einen guten Service.

So funktionieren Plattformen für die App-Erstellung

Im No-Code- und Low-Code-Umfeld gibt es einige Plattformen, die Tabellenblätter in native oder Web-Apps umwandeln – jede mit einer anderen Herangehensweise.

Einige dieser Plattformen, wie Open as App, erfordern keinerlei IT-Hintergrund oder Programmierkenntnisse, während für andere mindestens einige Grundlagenkenntnisse in einer Programmiersprache erforderlich sind. Ein gutes Verständnis für die Funktionsweise von Tabellenkalkulationen ist aber immer hilfreich.

Manche No-Code-Plattformen bieten Benutzern vordefinierte Module oder Blöcke für die Elemente, die sie in ihrer App verwenden können. Solche Elemente enthalten normalerweise nur grundlegende Berechnungen oder Basis-Formeln. Reichen die Module für den Einsatzzweck nicht aus, kann der Anwender sie nicht direkt anpassen. Dann ist eine Programmierung oder zumindest eine Codierung in der Plattformcodesprache erforderlich.

Darüber hinaus können diese modulbasierten Systeme die meisten Tabellenkalkulationsformeln nicht verwenden und Werte nicht automatisch aktualisieren. Diese Funktionen müssen als Programmierung in die App einfließen, und können nicht direkt über die Modul-Plattform eingebunden werden.

Anders als modulbasierte Systeme funktioniert Open as App auf Basis von Datenanalysen. Es gibt keine vordefinierten Module. Die Plattform benötigt nur die Struktur eines Arbeitsblatts und seiner Daten. Wichtig ist, dass die Tabellen der Benutzer maschinenlesbar sind, damit der Anwendungsassistent die Daten korrekt interpretieren kann.

Basierend auf den Datentypen, Datenformaten und Formeln schlägt Open as App dann verschiedene Arten von Apps vor, die Benutzer erstellen können, um mit Ihren Daten effektiv zu arbeiten. Mit anderen Worten, bei diesem Ansatz wird die App auf der Grundlage der Logik der Tabelle erstellt und ist nicht auf verschiedene Modultypen beschränkt.

Ein weiterer Vorteil der Arbeit mit Open as App besteht darin, dass sensible Daten bei der Verknüpfung über eine externe Datenquelle innerhalb weniger Sekunden verarbeitet und nicht in der Open as App-Cloud gespeichert werden müssen. Dies erhöht die Sicherheit bei der App-Erstellung.

Darüber hinaus können Benutzer auch Apps mit Dummy-Daten erstellen. Ist die App vollständig, kann man den Link der Dummy-Daten-Tabelle gegen den Link der Original-Tabelle austauschen, sofern sie dieselbe Struktur aufweist. Dies garantiert, dass die Daten niemals von Open as App verarbeitet werden und nur mit dem Gerät verbunden bleiben, auf dem die App verwendet wird.

Ein weiterer Unterschied bei App-Erstellungsplattformen liegt im Umfang der angebotenen Dienste: Einige Plattformen erstellen nur eine App für Benutzer, während andere wie Open as App sie bei der Verwaltung, Wartung, Veröffentlichung, Freigabe und Überwachung ihrer Apps unterstützen. Auch ob es sich bei den erstellten Apps um native Apps oder Web-Apps handelt und ob sie online und/oder offline verfügbar sind, ist ebenfalls von Plattform zu Plattform verschieden.

So wandeln Sie mit Open as App eine Tabelle in eine App um

Auf den Punkt gebracht, ist Open as App eine Plattform für „Instant App Creation“, mit der man sofort eine Tabelle in eine App umwandeln kann.

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Ihre erste App erstellen können. Unser Beispiel ist die Erstellung einer Kalkulations-App. Nach diesem kurzen Tutorial können Sie dann an die Erstellung Ihrer eigenen App gehen.

1. Bereiten Sie Ihr Spreadsheet vor

Bevor Sie Ihre Tabellenkalkulation in den App-Assistenten hochladen, sollten Sie sicherstellen, dass die Daten korrekt formatiert und bereinigt sind.

Für die App-Erstellung muss Ihre Tabelle maschinenlesbar sein. Eine Liste muss konsistent formatiert werden, es dürfen also keine leeren Spalten, (nicht zu viele) leere Zeilen in Folge oder verbundene Zellen vorhanden sein. Die Daten in Ihrer Liste müssen zudem eindeutig unterscheidbar sein – Überschriften sind bei der Organisation Ihrer Daten ein wichtiges Element.

Farbmarkierungen oder durchgestrichene Daten werden beim App-Erstellungsprozess nicht berücksichtigt und können vom App-Wizard nicht erkannt werden. Es kann jedoch hilfreich sein, die Daten für sich selbst hervorzuheben, so wie wir es im Video getan haben. So wissen Sie gleich, worauf es Ihnen beim späteren Entwerfen Ihrer App ankommt.

In unserem Video sehen Sie, dass die Daten in der Tabelle übersichtlich angeordnet sind und über alle erforderlichen Überschriften und Formeln verfügen. Es enthält auch mehrere Diagramme und einen Druckbereich.

2. Verbinden Sie die Datenquelle

Sind Sie mit Ihrem Tabellenblatt zufrieden, können Sie es ganz einfach mit dem App-Wizard verbinden. Dafür können Sie Ihr Spreadsheet oder Ihre Datenquelle direkt in die Open as App-Cloud hochladen, einen Link einfügen oder es über OneDrive, Dropbox oder Google Sheets hinzufügen. Wenn Ihre Datenquelle automatisch aktualisiert werden soll, ist Letzteres die beste Option.

3. Überprüfen Sie Ihre Daten

Ist die Datenquelle hochgeladen oder verlinkt, analysiert der App-Wizard Ihre Daten. Es werden dann alle Elemente angezeigt, die sie direkt in Ihrer App verwenden können. Dazu gehören zum Beispiel Listen, Diagramme, Berechnungen, Umfragen, Druckbereiche und mehr.

In diesem Schritt sehen Sie, wie der App-Wizard die verschiedenen Datenelemente identifiziert hat, und können prüfen, ob etwas nicht entdeckt oder falsch identifiziert wurde. Wenn in Ihrer Tabelle ein Fehler vorliegt, wird dies möglicherweise bereits zu diesem Zeitpunkt deutlich.

4. Wählen Sie den Typ Ihrer App (abhängig von den Daten Ihrer Tabelle)

Wie im obigen Video können Sie dann die Vorlage auswählen, die Sie für Ihre App verwenden möchten. Die Wahl der Vorlage ist abhängig von der Grundfunktion, die Ihre App haben soll.

Wenn Open as App Ihr Dokument richtig identifiziert hat, werden App-Templates vorgeschlagen, die für den Inhalt Ihres Arbeitsblatts relevant sind. Diese Phase bestimmt den Anfangsinhalt und die Logik Ihrer App.

Wenn Ihr Arbeitsblatt beispielsweise Berechnungen und Diagramme enthält, schlägt der Assistent App-Templates vor, die sich auf diese Daten beziehen. Passend zu Ihrem Vorhaben können Sie dann die optimale Vorlage auswählen – im Fall unseres Videos – die Berechnungsvorlage oder alternativ Diagramme.

Andere App-Vorlagen umfassen zum Beispiel Listen, Kartenlisten, Dashboards, Landkarten und Umfragen.

5. Gestalten und bearbeiten Sie Ihre App

Jetzt beginnt das Design Ihrer App: Im ersten Schritt können Sie (bei Bedarf) Ihre App von Grund auf anpassen. Zum Beispiel können Sie das Arbeitsblatt in Ihrer Datei neu auswählen, aus dem die Daten abgerufen werden sollen. Sie können auch die entsprechenden Eingabe- und Ausgabezellen verändern. Die Zellen, die Sie zu diesem Zeitpunkt auswählen, sind die (weiteren) Zellen, die in Ihrer App angezeigt werden sollen.

Überschriften werden vom App Wizard automatisch erkannt, Sie bestimmen jedoch, welche Zellen der Benutzer sehen bzw. mit welchen Zellen er oder sie arbeiten soll.

Sobald Sie Ihre Datenauswahl finalisiert haben, können Sie in diesem Bereich auch Ihre App ganz nach Ihren Wünschen anpassen – von der Auswahl einer Designvorlage, die Ihren Anforderungen entspricht, bis hin zum Hinzufügen neuer Elemente wie Buttons oder das Ändern von Position und Größe von Überschriften und Beschriftungen.

Sie können auch die Art oder den Wert von Inhalten bearbeiten, zusätzliche Diagramme oder Listen aus Ihrer ursprünglichen Datenquelle einfügen, bestimmen, ob und wie Ihre Anwender die Elemente nutzen können (z. B. Berechtigungen einrichten) sowie stilistische Änderungen an den Farben der App, den Bildern und vielem mehr vornehmen.

Der App-Assistent bietet darüber hinaus noch weitere zahlreiche Bearbeitungsoptionen, mit denen Sie schnell und einfach genau die App erstellen können, die Sie benötigen.

6. Veröffentlichen Sie Ihre App mit einem Klick

Fertig mit dem Bearbeiten? Jetzt braucht Ihre App nur noch einen Namen und dann können Sie auf den Button “Meine App erstellen” klicken. Um Ihre App zu erstellen, müssen Sie sich bei Open as App registrieren oder sich mit Ihrem Google- oder Microsoft-Konto anmelden.

Nachdem Sie Ihre App veröffentlicht haben, ist sie aus Sicherheitsgründen zunächst in einem geschützten Modus, dem sogenannten Private-Modus, verfügbar. Andere können Ihre App nur nutzen, wenn Sie sie dazu per E-Mail einladen. Anschließend können Sie die Einstellungen für die Verteilung Ihrer App anpassen, z. B. öffentlich verfügbar machen und über einen Link freigeben (Public Modus), in Ihre Website einbetten und viele mehr. Sie können auch Benutzertypen definieren, z. B. Teams, Mitglieder, Gäste oder Benutzergruppen.

7. Installieren Sie Оpen as App auf Ihrem Gerät und verwenden Sie Ihre App

Damit Sie Ihre App auf Ihrem Gerät verwenden können, müssen Sie den Open as App Client, die OAA-Host-App, auf Ihrem Gerät installieren. Der Open as App Client enthält dann alle Apps, die Sie über den Open as App-Wizard erstellt haben. Er wird automatisch innerhalb weniger Sekunden installiert, wenn Sie oder einer Ihrer Benutzer die App zum ersten Mal öffnen.

Jetzt sind Sie gefragt! Erstellen Sie jetzt Ihre eigene App!

Sind Sie neugierig auf die App-Erstellung ohne Programmierung geworden? Dann erstellen Sie gleich Ihre erste App. Wenn Sie möchten, können Sie auch unsere Beispieldateien nutzen und sich mit der App-Erstellung vertraut machen, bevor Sie Ihre eigenen Daten hochladen. Öffnen Sie einfach unseren App-Wizard, schauen Sie sich dort eines unserer Videos an und legen Sie los! Viel Spaß!