Como transformar uma planilha Excel em um aplicativo

O Microsoft Excel continua sendo a solução de software go-to para milhões de empresas em todo o mundo. Ele é favorecido por sua versatilidade e flexibilidade, e pela profundidade de manipulação e análise de dados que ele permite. E graças à plataforma Open as App que transforma planilhas Excel em aplicações em poucos minutos, alguns dos desafios no uso do Excel foram superados. 

Se você precisa do Excel para coletar dados, planejar projetos e analisar riscos, relatar métricas, gerar orçamentos, prever resultados financeiros ou algo tão grande quanto planejamento de produção ou gerenciamento de pedidos, você sabe que ele estará lá para você. 

Mas quando se trata de usar o Excel de forma colaborativa ou proteger os dados de forma eficiente, é aí que as coisas podem ficar realmente confusas. De repente, sua planilha Excel está falhando, os dados estão corrompidos e você não tem ideia se está olhando para a versão mais recente ou não. Embora isto seja bastante característico de arquivos Excel não gerenciados, também pode ocorrer com frequência com arquivos gerenciados. 

Neste caso, você pode querer considerar transformar sua planilha Excel em um aplicativo nativo ou web. Isto permitirá que você reduza alguns dos erros comuns relacionados ao gerenciamento, distribuição e proteção de dados. Outro benefício é que seu Excel terá a aparência de um aplicativo – isto oferece maior usabilidade e variedade em termos de design. 

Por que você deve transformar sua planilha de Excel em um aplicativo? 

Apesar de sua utilidade, as planilhas podem rapidamente se tornar o que é conhecido como “inferno do Excel” devido a um ou dois simples erros. Como quando o JP Morgan perdeu cerca de US$ 6,5 bilhões durante o chamado incidente “London Whale” devido a várias equações errôneas e células copiadas. 

Então, quando as planilhas falham e como transformá-las em um App pode ajudá-lo a evitar suas armadilhas? 

O controle da versão em planilha é difícil

Com as planilhas constantemente circulando, é provável que a última versão seja perdida mais cedo ou mais tarde. Além disso, atualizações feitas por diferentes pessoas podem acabar corrompendo os dados centrais e tornar o arquivo inutilizável. 

Quando você move seus dados para um aplicativo, você pode limitar o acesso do usuário à “versão mestre” de sua planilha e somente permitir que os administradores tenham acesso a ela. Com esta configuração, os usuários só têm acesso a dados e campos específicos, e tudo mais permanece oculto. Isto permite realizar as operações necessárias, sem corromper inadvertidamente a planilha eletrônica nativa. 

O Excel não funciona como um banco de dados e é difícil de expandir 

Embora o Excel seja um bom lugar para armazenar e manipular dados, ele não oferece as funcionalidades de um banco de dados ou, ao contrário, de um sistema de gerenciamento de dados. O Excel não suporta tipos de dados complexos, nem relações entre arquivos e registros ou diferentes conjuntos de dados. Isto limita os tipos de operações que você pode realizar. 

Além disso, quando usadas em um desktop e não on-line, as planilhas não permitem a entrada de múltiplos usuários em tempo real. Sua planilha logo se torna um empecilho para as operações de escalonamento e para melhorar a eficiência. Isto é ainda mais agravado pelo fato de que à medida que os arquivos crescem em tamanho, as operações tornam-se mais lentas e incômodas. 

Em contrapartida, ao fazer um aplicativo a partir de sua planilha, você pode oferecer a seus usuários a vantagem de acesso flexível e fácil aos dados, e a coleta de dados de uma variedade de fontes, não apenas do Excel. Além disso, você pode oferecer a múltiplos usuários acesso a seu know-how, sem o risco de que eles sobrescrevam seu trabalho ou de que seus dados fiquem expostos. 

Os aplicativos oferecem maior segurança 

Embora haja um certo nível de segurança no Excel, como a proteção por senha, ela pode ser contornada com bastante facilidade. Se você quiser manter seus dados seguros, não é uma boa idéia mantê-los em uma planilha amplamente acessível. 

Se você converter sua planilha Excel em um aplicativo, você removerá o acesso do usuário ao arquivo fonte, criptografando os dados e hospedando-os com segurança em seu próprio ambiente. Lá, ele só será acessível a usuários de nível de administrador. Isto garante a segurança e a integridade dos dados. Também permite determinar especificamente quem pode ver seus dados e limitar completamente o acesso de terceiros. Você pode até mesmo definir uma data de expiração para o seu aplicativo, após a qual ela simplesmente não será mais acessível aos usuários. 

Para uma segurança ainda maior, você pode inicialmente criar seu aplicativo com dados fictícios e preenchê-lo com seus dados originais mais tarde. 

Como aplicativos sem código podem impulsionar o seu negócio?

A criação de aplicativos sem código proporciona benefícios que vão além dos problemas de planilhas e afetarão ainda mais seu negócio. Isso porque com a criação de aplicativos sem código a inovação e a otimização não é mais dedicada apenas ao departamento de TI ou a um prestador de serviços externo – agora todos que conhecem Excel podem entrar e começar a criar, implantar e gerenciar um aplicativo. 

Não são necessárias habilidades de programação: todos podem contribuir. 

Ao contrário de uma solução de software personalizada que é codificada manualmente, você não precisa de nenhuma habilidade de programação para transformar sua planilha Excel em um aplicativo. Este é o caso, independentemente de qual das inúmeras funções do Excel que você está usando. 

Inovação a baixo custo 

Transformar sua planilha em um aplicativo também não é tão caro quanto uma solução personalizada. Digamos que você queira desenvolver um aplicativo web ou nativo que permita aos usuários realizar vários tipos de cálculos. Isto pode ser muito demorado e caro de codificar. 

Ao invés disso, criar estes cálculos em Excel e depois convertê-los em um aplicativo é altamente eficiente em termos de custo e tempo, e permite que você mobilize seus dados sem trocar seu sistema já existente ou arquivos armazenados on-line. 

As pessoas que conhecem o negócio criam aplicativos 

As pessoas que irão trabalhar com o aplicativo, sabem melhor o que querem. Um aplicativo sem código é criado por experts empresariais – aqueles que antes criaram a solução Excel. Eles conhecem os processos, as necessidades de seus usuários, e como o aplicativo deve ser utilizado. Informar um desenvolvedor e explicar o que é vital para seu negócio leva muito tempo e é um processo repetitivo. 

Quando o aplicativo é criado diretamente com base na solução Excel utilizada anteriormente, a criação, implementação e atualização são surpreendentemente rápidas. Uma vez, os especialistas em negócios sabem o que é possível, eles geralmente chegam a uma tonelada de ideias inovadoras que podem ser realizadas em quase nenhum momento. 

Grandes melhorias de serviço, facilmente realizáveis 

Para seus clientes, parceiros e sua equipe, um aplicativo é sempre mais fácil de usar do que uma planilha de Excel. Um aplicativo normalmente pode ser acessado a qualquer hora e em qualquer lugar, enquanto uma planilha Excel pode ser bastante complicada para trabalhar em seu celular. 

Mantenha os custos operacionais baixos 

Uma vantagem adicional de ter um aplicativo é que você pode implantar automaticamente atualizações em toda a sua rede de usuários. Isto ajuda a reduzir o custo do ciclo de vida de um aplicativo. Com e-mails e notificações push incorporados, você pode facilmente notificar os usuários sobre mudanças e atualizações, o que melhora a comunicação de sua marca. 

Se você estiver curioso sobre os tipos de aplicações que você pode criar transformando uma planilha em um App, consulte a próxima seção para obter uma lista e uma visão geral dos vários casos de uso. 

Que tipo de aplicativos você pode criar a partir de uma planilha de Excel? 

As possibilidades de criar um aplicativo a partir de uma planilha eletrônica são em sua maioria limitadas pelo que você pode imaginar criar em Excel. A gama dentro da qual você pode criar aplicativos varia de setores de dados pesados como finanças, seguros, saúde e imóveis até simples aplicativos de diretório e orçamento pessoal. 

Algumas das aplicações possíveis de aplicativos nativos e plataformas de desenvolvimento de aplicativos web incluem: 

Excel based app examples

Aplicativos comerciais que incluem listas de verificação, calculadoras, manuais, um livro de endereços ou CRM simples. 

Calculadoras web incorporadas para finanças, hipotecas, seguros, juros, finanças pessoais e aplicações práticas mais medicinais para experiência do paciente, operações e administração, e mais 

Aplicativos de relatórios com previsões, break-even, lucros e perdas e economia de alto nível 

Painéis de controle para vendas e marketing, como ROI para vendas B2B ou campanhas publicitárias 

Painéis de controle de produção e logística e listas de inventário de estoque 

…e muito mais 

Aplicativos sem código baseadas em Excel 

Estas são apenas algumas das aplicações possíveis da plataforma de desenvolvimento de aplicativos. Então, que plataformas e ferramentas estão disponíveis para transformar uma planilha em um aplicativo e como elas funcionam? Aqui está Open as App em mais detalhes. 

Como preparar sua planilha Excel antes de transformá-la em um aplicativo?

Antes de enviar sua planilha para a plataforma Open as App, você tem que ter certeza de que ela está formatada corretamente. Isto irá facilitar o processo de convertê-la em um aplicativo e eliminar a possibilidade de erros. Há várias regras simples a serem seguidas ao fazer isto. 

Regras básicas:

1. Suas listas devem ter cabeçalhos no topo da coluna. Isto garante que a lista será reconhecida como uma pelo assistente de aplicativos e receberá os valores adequados. 
2. Seus dados devem ser claros. Quaisquer destaques, dados cruzados, comentários ou qualquer outra coisa não serão levados em conta quando sua planilha for processada. 
3. Qualquer célula fora de uma área da lista não será levada em conta pelo assistente. Nem as células fundidas podem ser analisadas corretamente. Uma célula deve sempre ter apenas uma entrada e estar dentro do espaço da lista à qual pertence. 
4. Formate suas células de acordo com isso para ter seus valores exibidos. A plataforma Open as App levará em conta qualquer valor que você tenha atribuído a suas células e os adicionará ao seu app. Exemplos de valores incluem a data, moeda, número de telefone, menu suspenso etc. 
5. Evite tabelas pivot (quando usar o Google Sheets) e macros. As macros não podem ser incluídas, pois isso tornaria impossível o uso de aplicativos no iOS. 

Regras para planilhas Excel mais complexas: 

1. Use referências explícitas a células em vez de referências estruturadas, ou seja, não use nomes de tabelas ou colunas, mas apenas referências diretas ao número de células. 
2. As referências a arquivos externos não podem ser acessadas: Qualquer referência feita em seu arquivo Excel deve fazer parte desse arquivo, mesmo que não conste na mesma planilha. 
3. Certifique-se de usar fórmulas compatíveis: Mais de 90% das fórmulas comuns são compatíveis com a Open as App. Entretanto, se você encontrar um erro em seu aplicativo, certifique-se de que as fórmulas que você usa são compatíveis. Fórmulas matriciais e certas fórmulas específicas do Google Sheets não são atualmente suportadas pela plataforma. 
4. Sempre especifique todos os argumentos para uma fórmula: Os argumentos opcionais com um valor padrão dado pelo Excel não pode ser avaliado. 

Com estas regras em mente, você pode criar o seu próprio App em questão de minutos sem qualquer dificuldade. 

Como criar seu aplicativo?

Uma vez que você tenha preparado sua planilha e feito o upload para a plataforma Open as App, você receberá uma recomendação para seu aplicativo, para que você possa escolher um tema de design que você gosta, bem como projetar manualmente seu aplicativo da maneira que você imaginar. 

Com a plataforma Open as App, você pode personalizar o design de seu aplicativo de acordo com a identidade de sua marca, bem como configurar mais especificamente como funcionam as células. Você também pode acrescentar funcionalidades adicionais. 

Uma vez que você esteja no App Designer, são oferecidas a você várias opções. 

• Pré-visualização – esta opção permite que você pré-visualize como será seu aplicativo, mas você também pode editar ou remover elementos individuais, tais como o cabeçalho e o nome do aplicativo. 
• Adicionar elementos – estas opções permitem adicionar novos tipos de conteúdo, tais como células – se você tiver dados adicionais para incorporar em seu aplicativo, gráficos – se você quiser tornar seu aplicativo mais interativo e envolvente, ou listas – se você quiser adicionar sub-listas a seus cálculos. Você também pode adicionar cabeçalhos, espaçadores, imagens, botões de informação, upload de imagens ou campos de assinatura, um mapa ou botões de ação. 
• Reorganize os elementos – com isto você pode reorganizar os elementos de seu aplicativo, agrupá-los como quiser e até mesmo adicionar novas páginas para preencher com elementos adicionais. 
• Layout – mudar o tema – com este recurso você pode mudar todo o tema do seu aplicativo, usando um layout pré-definido fornecido pela Open as App. 
• Adicionar funcionalidade de impressão – isto permite que você gere um arquivo PDF através de seu aplicativo e o envie por e-mail. 

Usando o App Designer, você pode estilizar seu aplicativo tanto visualmente quanto funcionalmente para combinar com seu resultado desejado. Você pode ajustar a extensão na qual os usuários podem interagir com diferentes conteúdos, bem como enriquecer a apresentação dos dados com diferentes elementos visuais, tais como tabelas e gráficos. Tudo isso leva um tempo mínimo, e a simplicidade ou complexidade do seu aplicativo final depende inteiramente do que você deseja. 

E o que acontece quando você projeta e publica seu aplicativo? Graças ao modo aberto que o aplicativo funciona, há uma conexão bidirecional entre a planilha e o aplicativo. Isto significa que tanto a planilha como o aplicativo são sempre atualizadas em ambas as direções. Ao mesmo tempo, o acesso ao aplicativo e sua funcionalidade é muito fácil para todos os usuários, enquanto todos os dados permanecem protegidos na medida em que você desejar. 

Pronto para transformar sua planilha Excel em aplicativo? 

Pronto para experimentá-la? Basta abrir nosso assistente de criação de aplicativos, assistir a um pequeno vídeo tutorial (2 minutos) e seguir as instruções para criar o seu primeiro App.