Cómo convertir una hoja de cálculo de Excel en una aplicación?

Microsoft Excel sigue siendo la solución de software a la que recurren millones de empresas en todo el mundo. Es favorecido por su versatilidad y flexibilidad, y por la profundidad de manipulación y análisis de datos que permite. Y gracias a la plataforma Open as App, que convierte las hojas de cálculo de Excel en aplicaciones en cuestión de minutos, se han superado algunos de los retos del uso de Excel.

Tanto si necesitas Excel para recopilar datos, planificar proyectos y analizar riesgos, informar sobre métricas, generar presupuestos, predecir resultados financieros o algo tan grande como la planificación de la producción o la gestión de pedidos, sabes que estará ahí para ti.

Pero cuando se trata de utilizar Excel de forma colaborativa o de proteger los datos de forma eficiente, es cuando las cosas pueden complicarse de verdad. De repente, tu hoja de Excel se bloquea, los datos se corrompen y no tienes ni idea de si estás viendo la última versión o no. Aunque esto es bastante característico de los archivos de Excel no gestionados, también puede ocurrir con frecuencia con los gestionados.

En este caso, puedes considerar la posibilidad de convertir tu hoja de cálculo de Excel en una aplicación nativa o web. Esto te permitirá reducir algunos de los errores comunes relacionados con la gestión, distribución y protección de los datos, al tiempo que te ofrece una mayor facilidad de uso.

Convertir excel en app: ¿Cómo funciona?

Aquí tienes algunas de las razones por las que deberías convertir tu hoja de cálculo de Excel en una aplicación, y cómo hacerlo.

¿Por qué deberías convertir tu hoja de cálculo de Excel en una aplicación?

A pesar de su utilidad, las hojas de cálculo pueden convertirse rápidamente en lo que se conoce como el “infierno de Excel” debido a uno o dos simples errores. Como cuando JP Morgan perdió unos 6.500 millones de dólares durante el llamado incidente de la “Ballena de Londres” debido a varias ecuaciones defectuosas y celdas copiadas.

Así que, ¿cuándo fallan las hojas de cálculo y cómo puede ayudarte a evitar sus trampas el convertirlas en una aplicación?

#1. El control de las versiones de las hojas de cálculo es difícil

Con las hojas de cálculo circulando constantemente, lo más probable es que la última versión se pierda tarde o temprano. Además, las actualizaciones realizadas por diferentes personas pueden acabar dañando los datos principales y hacer que el archivo sea inutilizable.

Cuando trasladas tus datos a una aplicación, puedes limitar el acceso de los usuarios a la “versión maestra” de tu hoja de cálculo, y sólo permitir que los administradores accedan a ella. Con esta configuración, los usuarios sólo tienen acceso a datos y campos específicos, y todo lo demás permanece oculto. Esto les permite realizar las operaciones que necesitan, sin corromper inadvertidamente la hoja de cálculo nativa.

#2. Excel no funciona como una base de datos y es difícil de escalar

Aunque Excel es un buen lugar para almacenar y manipular datos, no ofrece las funcionalidades de una base de datos o, mejor dicho, de un sistema de gestión de datos. Excel no admite tipos de datos complejos, ni relaciones entre archivos y registros o conjuntos de datos diferentes. Esto limita los tipos de operaciones que puedes realizar.

Además, cuando se utilizan en un ordenador de sobremesa y no en línea, las hojas de cálculo no permiten la introducción de datos multiusuario en tiempo real. Así, tu hoja de cálculo se convierte pronto en un obstáculo para ampliar las operaciones y mejorar la eficiencia. Esto se agrava aún más por el hecho de que, a medida que los archivos aumentan de tamaño, las operaciones se vuelven más lentas y engorrosas.

A la inversa, al convertir tu hoja de cálculo en una aplicación, puedes ofrecer a tus usuarios la ventaja de un acceso flexible y fácil a los datos, y la recopilación de datos de diversas fuentes, no sólo de Excel. Además, puedes proporcionar a varios usuarios acceso a tus conocimientos, sin riesgo de que sobrescriban tu trabajo o de que tus datos queden expuestos.

#3. Las apps ofrecen mayor seguridad

Aunque en Excel existe un cierto nivel de seguridad, como la protección por contraseña, se puede eludir con bastante facilidad. Si quieres mantener tus datos a salvo, no es buena idea conservarlos en una hoja de cálculo que sea ampliamente accesible.

Si conviertes tu hoja de cálculo de Excel en una aplicación, estarás eliminando el acceso del usuario al archivo fuente, encriptando los datos y alojándolos de forma segura en tu propio entorno. Allí, sólo será accesible para los usuarios de nivel de administrador. Esto garantiza la seguridad e integridad de los datos. También te permite determinar específicamente quién puede ver tus datos y limitar totalmente el acceso de terceros. Incluso puedes establecer una fecha de caducidad a tu aplicación, después de la cual simplemente dejará de ser accesible a los usuarios.

Para una seguridad aún mayor, puedes crear inicialmente tu aplicación con datos ficticios y rellenarla con tus datos originales más adelante.

¿Cómo pueden las aplicaciones sin código ayudar a mejorar tu negocio?

La creación de aplicaciones sin código tiene beneficios que van más allá de los problemas de las hojas de cálculo y afectarán aún más a tu negocio. Esto se debe a que con la creación de aplicaciones sin código la innovación y la optimización ya no están dedicadas únicamente al departamento de TI o a un proveedor de servicios externo: ahora todo el mundo que sepa Excel puede intervenir y empezar a crear, desplegar y gestionar una aplicación.

No se necesitan conocimientos de programación: todo el mundo puede contribuir

A diferencia de lo que ocurre con una solución de software personalizada que se codifica a mano, no necesitas conocimientos de programación para convertir tu hoja de Excel en una aplicación. Esto es así, independientemente de la miríada de funciones de Excel que utilices.

Innovación a bajo coste

Convertir tu hoja de cálculo en una app tampoco es tan costoso como una solución personalizada. Digamos que quieres desarrollar una aplicación web o nativa que permita a los usuarios realizar varios tipos de cálculos. Esto puede llevar mucho tiempo y ser costoso de codificar.

En cambio, crear estos cálculos en Excel y luego convertirlos en una app es muy eficiente en cuanto a costes y tiempo, y te permite movilizar tus datos sin cambiar tu sistema ya existente o los archivos almacenados en línea.

Las personas que conocen el negocio crean aplicaciones

Las personas que van a trabajar con la app, son las que mejor conocen lo que quieren. Una aplicación sin código es creada por expertos en el negocio: los que antes crearon la solución de Excel. Conocen los procesos, las necesidades de sus usuarios y cómo debe utilizarse la aplicación. Informar a un desarrollador y explicarle lo que es vital para tu negocio lleva mucho tiempo y es un proceso de iteración.

Cuando la aplicación se crea directamente sobre la base de la solución de Excel utilizada previamente, la creación, el despliegue y la actualización son asombrosamente rápidos. Una vez que los expertos de la empresa saben lo que es posible, normalmente se les ocurren un montón de ideas innovadoras que pueden llevarse a cabo en muy poco tiempo.

Grandes mejoras en el servicio, fácilmente realizables

Para tus clientes, socios y tu equipo, una aplicación siempre es más fácil de usar que una hoja de cálculo de Excel. Normalmente se puede acceder a una aplicación en cualquier momento y lugar, mientras que una hoja de cálculo de Excel puede ser bastante engorrosa para trabajar con el móvil.

Mantén bajos los costes operativos

Una ventaja adicional de tener una aplicación es que puedes desplegar automáticamente las actualizaciones a toda tu red de usuarios. Esto te ayuda a reducir el coste del ciclo de vida de una aplicación. Con las notificaciones incorporadas por correo electrónico y push, puedes notificar fácilmente a los usuarios los cambios y actualizaciones, lo que mejora la comunicación de tu marca.

Si tienes curiosidad por los tipos de aplicaciones que puedes crear convirtiendo una hoja de cálculo en una aplicación, consulta la siguiente sección para ver una lista y una visión general de varios casos de uso.

¿Qué tipo de aplicaciones puedes crear a partir de una hoja de cálculo?

Las posibilidades de crear una aplicación a partir de una hoja de cálculo están limitadas, en su mayoría, por lo que puedas imaginar crear en Excel. La gama dentro de la cual puedes crear aplicaciones varía desde sectores con muchos datos, como las finanzas, los seguros, la sanidad y el sector inmobiliario, hasta simples aplicaciones de directorios y presupuestos personales.

Algunas de las posibles aplicaciones de las plataformas de desarrollo de aplicaciones nativas y web son:

• Aplicaciones empresariales que incluyen listas de control, calculadoras, manuales, una agenda de direcciones o un simple CRM
• Calculadoras web integradas para finanzas, hipotecas, seguros, intereses, finanzas personales, etc. Aplicaciones para consultas médicas para la experiencia del paciente, operaciones y administración, etc.
• Aplicaciones de informes con previsiones, punto de equilibrio, pérdidas y ganancias, y economía de alto nivel
• Cuadros de mando para ventas y marketing, como el ROI de las ventas B2B o las campañas publicitarias
• Production and logistics dashboards and stock inventory lists
• …y mucho más

Estas son sólo algunas de las posibles aplicaciones de las plataformas de desarrollo de apps. Entonces, ¿qué plataformas y herramientas están disponibles para convertir una hoja de cálculo en una app y cómo funcionan? Aquí tienes Open as App con más detalle.

Cómo preparar tu hoja antes de convertirla en una app?

Antes de enviar tu hoja de cálculo a la plataforma Open as App, tienes que asegurarte de que está bien formateada. Esto facilitará el proceso de convertirla en una app y eliminará la posibilidad de errores. Hay varias reglas sencillas que debes seguir al hacer esto.

Reglas básicas:

1. Tus listas deben tener títulos en la parte superior de la columna. Esto garantiza que el asistente de la aplicación reconozca la lista como tal y le asigne los valores adecuados.
2. Tus datos deben ser claros. Los resaltados, los datos tachados, los comentarios o cualquier otra cosa no se tendrán en cuenta cuando se procese tu hoja de cálculo.
3. Cualquier celda fuera de un área de lista no será tenida en cuenta por el asistente. Tampoco se pueden analizar correctamente las celdas combinadas. Una celda debe tener siempre una sola entrada y estar dentro del espacio de la lista a la que pertenece.
4. Formatea tus celdas en consecuencia para que se muestren sus valores. La plataforma Open as App tendrá en cuenta los valores que hayas atribuido a tus celdas y los añadirá a tu aplicación. Algunos ejemplos de valores son la fecha, la moneda, el número de teléfono, el menú desplegable, etc.
5. Evita las tablas dinámicas (cuando uses Google Sheets) y las macros. No se pueden incluir macros, ya que eso haría imposible el uso de la app en iOS.

Reglas para hojas de Excel más complejas:

1. Utiliza referencias explícitas a las celdas en lugar de referencias estructuradas; es decir, no utilices nombres de tablas o columnas, sino simplemente referencias directas al número de celda
2. No se puede acceder a las referencias a archivos externos: Cualquier referencia que hagas en tu archivo de Excel debe formar parte de ese archivo, aunque no esté en la misma hoja.
3. Asegúrate de que utilizas fórmulas compatibles: Más del 90% de las fórmulas habituales son compatibles con Open as App. Sin embargo, si encuentras un error en tu aplicación, comprueba si las fórmulas que has utilizado son compatibles. Las fórmulas de matrices y ciertas fórmulas específicas de Google Sheets no son compatibles actualmente con la plataforma.
4. Especifica siempre todos los argumentos de una fórmula: Los argumentos opcionales con un valor por defecto dado por Excel no pueden ser evaluados.

Teniendo en cuenta estas reglas, podrás crear tu propia aplicación en cuestión de minutos, sin ninguna dificultad.

¿Cómo diseñar tu aplicación?

Una vez que hayas preparado tu hoja de cálculo y la hayas subido a la plataforma Open as App, obtendrás una recomendación para tu app, entonces podrás elegir un tema de diseño que te guste, así como diseñar manualmente tu app de la forma que imagines.

Con la plataforma Open as App, puedes personalizar el diseño de tu app según tu identidad de marca, así como configurar más específicamente el funcionamiento de las celdas. También puedes añadir funcionalidades adicionales.

Una vez que estés en el App Designer, se te ofrecen varias opciones.

• Preview – esta opción permite previsualizar el aspecto de tu aplicación, pero también puedes editar o eliminar elementos individuales, como la cabecera y el nombre de la aplicación.
• Add elements – estas opciones te permiten añadir nuevos tipos de contenido, como celdas – si tienes datos adicionales que incorporar a tu app, gráficos – si quieres hacer tu app más interactiva y atractiva, o listas – si quieres añadir sublistas a tus cálculos. También puedes añadir cabeceras, espaciadores, imágenes, botones de información, campos de carga de imágenes o de firma, un mapa o botones de acción
• Rearrange elements – con esto puedes reordenar los elementos de tu aplicación, agruparlos como quieras, e incluso añadir nuevas páginas para llenarlas de elementos adicionales.
• Design – change theme – with this function you can change the whole theme of your app, using a predefined layout provided by Open as App.
• Add print functionality –  con esta función puedes cambiar todo el tema de tu aplicación, utilizando un diseño predefinido proporcionado por Open as App.

Añadir funcionalidad de impresión – esto te permite generar un archivo PDF a través de tu app y enviarlo por correo electrónico.

Utilizando el App Designer, puedes estilizar tu aplicación tanto visualmente como funcionalmente para que se ajuste a tu resultado deseado. Puedes ajustar hasta qué punto los usuarios pueden interactuar con los diferentes contenidos, así como enriquecer la presentación de los datos gracias a diferentes elementos visuales como tablas y gráficos. Todo esto lleva un tiempo mínimo, y la sencillez o complejidad de tu aplicación final depende totalmente de lo que quieras.

¿Y qué ocurre una vez que diseñas y publicas tu aplicación?

Gracias al funcionamiento de Open as App, existe una conexión bidireccional entre la hoja y la aplicación. Esto significa que tanto la hoja como la aplicación se actualizan siempre en ambos sentidos. Al mismo tiempo, el acceso a tu app y a sus funcionalidades es muy fácil para todos los usuarios, mientras que todos los datos permanecen protegidos en la medida que tú quieras.

¿Listo para convertir tu Excel en una aplicación?

Are you ready to give it a try? Simply open our App Creation Wizard, watch a short tutorial video (2 minutes), and follow the instructions to create your first app!

¿Estás preparado para probarlo? Sólo tienes que abrir nuestro Asistente de Creación de Aplicaciones, ver un breve vídeo tutorial (2 minutos – en inglés) y seguir las instrucciones para crear tu primera aplicación.