Humboldt-Universität

XXL-Zeitersparnis bei Anträgen für Forschungsprojekte Mit einer interaktiven Personalkalkulator-App auf Basis von Microsoft Excel steigert die Universität mit Open as App ihre Effizienz bei Forschungsanträgen deutlich. Auf einen Blick: Open as App an der Humboldt-Universität Herausforderung Forschung und Veröffentlichungen tragen zum Renommee der Humboldt-Universität zu Berlin bei. Dafür muss eine weitver- zweigte Organisation gesteuert werden. Über […]

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XXL-Zeitersparnis bei Anträgen für Forschungsprojekte

Mit einer interaktiven Personalkalkulator-App auf Basis von Microsoft Excel steigert die Universität mit Open as App ihre Effizienz bei Forschungsanträgen deutlich.

Auf einen Blick: Open as App an der Humboldt-Universität

Humboldt University Diagram DE

Herausforderung

Forschung und Veröffentlichungen tragen zum Renommee der Humboldt-Universität zu Berlin bei. Dafür muss eine weitver- zweigte Organisation gesteuert werden.

Über 2.000 Professoren*innen und ihre wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen reichen jedes Jahr eine Vielzahl an Anträgen für Forschungsprojekte ein.

Neben der Beschreibung des Forschungsvorhabens ist das Budget von zentraler Bedeutung. Damit alle Projekte ausreichend finanziert sind, prüft das Servicezentrum Forschung die Budgets aller Anträge. Ein großer Teil der Ausgaben sind detailliert aufgeschlüsselte Personalkosten.

“Pro Jahr gibt es an der Humboldt-Universität mehrere Tausend Forschungsanträge. Selbst eine halbe Stunde Zeitgewinn pro Projekt wirkt sich da enorm aus. Mit Open as App können wir unsere Daten immer korrekt und be- nutzerfreundlich verteilen und damit deutlich effizienter arbeiten.”

Herr Dr. Christoph Raiser, Teamleiter/Referent Drittmittelforschung, Servicezent- rum Forschung der Humboldt-Universität zu Berlin

Bisher mussten Professoren*innen dies aus den öffentlichen Tariftabellen von Hand einfügen – mit großem Zeitaufwand. Da dabei oft vorhandene Anträge überschrieben oder veraltete Tariftabellen verwendet wurden, waren Prüfung und Korrektur der Anträge ebenfalls zeitaufwändig und erforderten viel Kommunikation zwischen Antragsstel- ler*innen und Bearbeiter*innen.

Lösung

Um die Beantragung von Forschungsprojekten effizienter zu gestalten, geht die Humboldt-Universität einen neuen Weg. Ein standardisiertes Excelsheet listet alle relevanten Daten von Tariflohn bis hin zum Krankenkassenanteil auf. Die Excellösung an sich ist aber zu komplex, um sie direkt zu verteilen.

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Per App werden die Personalkosten bei der Beantragung von Forschungsprojekten berechnet

Mit Open as App erstellt das Team Drittmittelforschung mit dem vorhandenen Ex- celsheet deshalb in kurzer Zeit eine App, die die komplexe Kalkulation einfach und be- nutzerfreundlich macht.

Die vorhandene Logik der Excel-Datei mit Formeln und Abhängigkeiten ist auch über die App verfügbar und wird so optimal dargestellt, dass jeder Anwender nur die Daten sieht und berechnet, die er gerade benötigt.

Alle Eventualitäten, wie Stundendauer, Gehaltsstufe oder Halbtagskraft, werden abgebildet. Nach der Berechnung sind die relevanten Daten zur Aufschlüsselung des Gehalts detailliert aufgeschlüsselt. App und Datenquelle bleiben verbunden, so dass jede Änderung im Excelsheet sofort in der App verfügbar ist.

Das Team der Humboldt-Universität kann also in der gewohnten Excel-Datei weiter- arbeiten, während die Professoren auf die benutzerfreundliche App zugreifen.

“There are several thous”Rund 2.000 Professoren*innen und ihre Mitarbeiter*innen beantragen pro Semester Forschungsgelder. Alle Anträge müssen sorgfältig geprüft werden. Mit einer App läuft die Budgetkalkulation deutlich schneller, standardisiert und immer mit aktuellen Daten ab.”

Herr Dr. Christoph Raiser, Teamleiter/Referent Drittmittelforschung, Servicezentrum Forschung der Humboldt-Universität zu Berlin

Die Ergebnisse der Kalkulation können als PDF ausgedruckt und dem Projektantrag beigefügt werden. Zwischen-stände lassen Sie sich auch – nur für den Anwender sichtbar – in Form eines Szenarios in der App abspeichern. Die Humboldt-Universität stellt die App eingebettet in eine interne Website des Servicezentrums Forschung zur Verfügung, sie kann auch direkt auf Smartphone oder Tablet als native App genutzt werden.

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Die Personalkostenrechner-App eingebettet in die Service-Webseiten der Humboldt-Universität

Ergebnis

Die Personalkalkulator-App wird im Professorenkreis gut aufgenommen. Ein Großteil nutzt inzwischen die Service-Website mit der eingebetteten App, um die Kosten für den Personalbedarf in Forschungsprojekte zu berechnen. Die Drittmittelteams werden damit bei der Antragsprüfung deutlich entlastet.

“Die App-Erstellung mit Open as App ist für die Digitalisierung an der Universität genau richtig. Schnell, unkompliziert und kostengünstig. Wir haben gutes Feedback auf Website und Kalkulations-App bekommen. Die Bedienung ist einfach und intuitiv und unterstützt unsere interne Organisation optimal.”

Herr Dr. Christoph Raiser, Teamleiter/Referent Drittmittelforschung, Servicezentrum Forschung der Humboldt-Universität zu Berlin
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